青果卸 株式会社トーシン青果 様 請求業務にかかる時間が3日→3時間に!手作業によるミスや伝票の管理コストも大幅に削減 入力業務の負荷軽減問い合わせ業務の負荷軽減新規事業

トーシン青果 さま
解決した主な課題

・受注や請求に関わる事務作業が、手作業のため時間がかかっていた
・手作業だと計算ミスなどのヒューマンエラーが起こることがあった
・納品書の作成に時間がかかり、配送時間に遅れが出ることがあった
・書類をすべて紙で管理していたため、保管コストがかかっていた

今回お話を伺ったのは、飲食店や学校給食に食材を納入している「株式会社トーシン青果」様です。創業から53年の歴史があり、多くの店舗と取引されていますが、受注管理などの事務作業を全て手書きでおこなっていたそうです。

取締役社長の津田様と総務部の谷島様のお二人に、CO-NECT導入の前後での業務内容の変化や、その効果について伺いました。

手書きによる受注管理など事務作業が大きな負担だった

Q: 事業内容を教えてください。

東京都新宿区にある淀橋市場に営業所を構え、都内の飲食店や学校給食へ青果の卸売をしています。あまり市場には流通していない品種の野菜も、長野・三浦半島・千葉等の契約農家から産地直送で提供できるのが強みです。

現在は、200を超える店舗と取引があり、めずらしい食材やレシピを提案するなど、お客様とのコミュニケーションも大切にしています。(津田)

淀橋市場の風景

Q: CO-NECTを導入する前は、どのような課題がありましたか?

受注や売上管理といった事務作業に時間がかかることが大きな課題でした。また、手作業でおこなうとどうしてもミスが起こることもあり、それをフォローするための時間的ロスがあることも悩みでした。(津田)

ー具体的には、どのような事務作業をおこなっていたのでしょうか?

1つ目は、受注管理です。
お客様からFAXや留守番電話でいただいた発注を、すべて手作業で集計していました。

約200店舗からの発注を、電卓を用いて商品ごとに計算し手書きでまとめるため、どうしても時間がかかってしまいます。(津田)

ー取引先が多いと、手作業は負担になりますね。

そうですね。手作業だと「発注数の計算を間違えてしまう」といったヒューマンエラーも起こります。発注数を間違えて商品が足りなくなった場合は、もう一度市場に行って仕入れなければならず、無駄な時間を取られてしまうこともありました。

2つ目は、納品書・請求書の発行です。
納品書も手書きだったため、発行に時間がかかってしまいます。また、納品書の発行を待ってからでないとドライバーが配送に出られないというタイムロスもありました。そのため「お客様への商品のお届け時間が遅くなるのでは」との懸念もありました。(津田)

ードライバーが納品書のために待機していたんですね…。

おっしゃる通りです。また、月末から月初にかけては、請求書発行のための事務作業に3日間もかかっていました。これはかなりの負担です。(谷島)

ーなぜ請求書の発行に時間がかかっていたのでしょうか?

そもそも、受注内容を紙で管理していたからです。紙を机に広げて取引先ごとに売上金額をチェックしたり、集計したりすることに時間がかかっていました。

そのあとに請求書を手書きで作成していたため、計算にミスがあると書き直す必要があり、さらに時間がかかる…という状態だったんです。

また、紙で保管していると場所も取るので、引き出しの中はいつも一杯でした。(谷島)

導入前に感じていた課題
・受注や請求に関わる事務作業が、手作業のため時間がかかっていた
・手作業だと計算ミスなどのヒューマンエラーが起こることもあった
・納品書の作成に時間がかかり、配送時間に遅れが出ることがあった
・書類をすべて紙で管理していたため、保管コストがかかっていた

ーCO-NECTの導入を検討したのは、このような事務作業の負担軽減のためだったのですね。

はい。こうした受注管理や伝票発行に関する事務作業の時間を削減できないかと思い、色々調べているときにCO-NECTを知り、導入を決めました。(津田)

Q: CO-NECTを導入する際の設備投資や苦労した点はありましたか?

設備投資は、パソコンを1台購入しただけです。

今までは手作業だったので、まずは担当社員がパソコン操作に慣れる必要がありました。また、お客様にもCO-NECTへの登録方法や注文方法などの説明が必要です。

最初は色々と大変なこともありましたが、CO-NECTのCS担当の方が本当に親身になって対応してくれたので、軌道に乗せることができました。パソコンに不慣れな社員もいたので、慣れるまで大変かな…と思ったのですが、CO-NECTの使い方など根気強く教えてくださり、とても助かりました。(津田)

ーありがとうございます!サポートにも力を入れていますので、いつでもご相談ください!

CO-NECT導入で請求業務は3日から3時間に短縮!お取引先からも好評

Q: CO-NECTを導入して受注管理の負担はどのように変わりましたか?

現在、8割のお客様の受注分でCO-NECTを導入しています

CO-NECT導入前は、200を超える店舗から「商品ごとにいくつ注文が入っていたか」を手作業で計算していました。導入後は、簡単に注文数が分かるようになり、作業時間が短縮できています。

計算ミスもなくなり、足りなかった分を買いに行く時間のロスもありません。(津田)

CO-NECT画面
受注管理もシステム上で簡単におこなえる(画面は弊社テスト環境でのサンプル画面です)

ー導入前と比べ、受注業務の負担はどのくらい減ったのでしょうか?

全部手書きで行っていた事をシステム化でき、負担は大幅に減りました。受注管理の作業時間は、1日2〜3時間ほど削減できました。1ヶ月で40〜60時間の削減、年間だと単純計算で500〜700時間の削減になるので、影響はとても大きいです。(津田)

Q: 納品書、請求書発行の負担も減りましたか?

CO-NECT導入後はすぐに納品書が発行できるようになったため「納品書ができるまで配送に出られない」という問題が解決しました。配送スケジュールにも余裕ができ、仕事がスムーズに回るようになりました。(津田)

ー請求書発行にまつわる手間は、導入前と比べていかがですか。

請求書発行に関する事務作業は、3日かかっていたのが3時間に短縮されました。

受注内容を紙で管理しなくていいので、お取引先ごとの振り分けやチェックの手間が省けました。また、CO-NECT上でいつでもデータを確認できるため、紙を保管するための場所を確保する必要がなくなったのも嬉しいです。(谷島)

CO-NECT画面
請求書はいつでも再発行できる(画面は弊社テスト環境でのサンプル画面です)

Q: CO-NECT導入後、お客様からはどのような反応がありましたか?

「簡単な操作だけで注文できる」「注文する際に金額が分かる」という点がお客様にとっても利便性が高く好評です。(津田)

ー「注文する際に金額が分かる」というのはどういうことでしょうか?

以前は当日の競りの結果を反映して値段を決めていたので、注文の際には金額が確定せず、納品時に初めて分かるという仕組みだったんです。お客様には「トーシン青果だから間違いない」とおっしゃっていただき、信頼関係を築いていたことで特に問題は起きませんでした。でも、自分が発注側なら、注文時に金額が分からないのは怖いですよね。

そのため、CO-NECTの導入を機に、発注時に金額を提示するようにしました。競りの結果は翌日の金額に反映するため、1日タイムラグはありますが、お客様が事前に金額を把握し、納得して買えるのはとても良いと思います。

加えて、当社としても日々の売上管理がしやすくなったという利点がありました。(津田)

CO-NECT画面
発注したい商品と数量を選択するだけ(画面は弊社テスト環境でのサンプル画面です)

ーたしかに、金額があらかじめ分かっていた方が安心ですね。「操作が簡単」というのもお客様にとって大きなメリットですね。

CO-NECTはスマホやパソコンからアクセスできるため、帰りの電車の中や家に帰ってからでも発注できます。(津田)

お客様の方でいつでも注文内容を確認できるため、FAXが届いたかどうかという問い合わせが減り、送ったはずなのに届いていないというトラブルも解消されました。(谷島)

新しい試みにもチャレンジし、事業の展開を広げたい

Q: CO-NECTを導入して新しくできるようになったことはありますか?

CO-NECTの導入によって納品書の発行がスムーズになり「配送に出られない」というタイムロスがなくなりました。そこで、短縮できた時間を利用し、新しい試みとして個人宅への配送を始めました。

折込チラシにCO-NECTへリンクできるQRコードを記載し、近隣のご家庭に配布しています。使っているCO-NECTの機能は、卸で使用しているものと同じです。(津田)

ー御社はめずらしい野菜なども取り扱っているので、個人のお客様にも喜んでいただけそうですね!

おかげさまで、定期的にリピートしてくださるお客様もいらっしゃいます。その日によって新鮮なおすすめ商品を詰め合わせる「おまかせセット」が人気で、「何が届くか楽しみ」とのお声をいただいています。(津田)

Q: 今後の事業に関する展望を教えてください。

事務作業の効率化によって生まれた時間で、お客様とのコミュニケーションをもっと増やせたらと思っています。旬の食材を提案したり、レシピの相談を受けたりなど、これまで以上にお客様と密な関係を築いていけたらいいですね。(谷島)

今後の事業展開としては、野菜の生産段階から関わったり、取り扱っている食材を使った飲食店の経営など、やってみたいことはたくさんあります。次はそうした新しい展開も考えていきたいです。(津田)

ー受注管理や請求書発行の事務作業を効率化した時間で、新たな試みも始めているトーシン青果様。本日は貴重なお話をありがとうございました!

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