食品卸 鳥治物産株式会社 様 受注作業時間を月間40時間、年間480時間削減!頻繁に発生していた納品ミスもほぼゼロに 入力業務の負荷軽減受注方法の統一

松野さおり様
解決した主な課題

・受付した注文内容をとりまとめる時間を削減したい
・FAXと留守電で受注していたことによる、納品ミスを減らしたい

今回お話を伺ったのは、大阪で鶏肉卸売業を営む「鳥治物産株式会社」様です。

同社では、留守番電話やFAXで注文を受けていたことから、

・受注内容を取りまとめるのに時間がかかる
・納品ミスが頻繁に発生する

という2つの課題がありました。

今回は、同社がCO-NECTを導入するまでの経緯と導入後に感じた効果を、代表取締役 松野さおり様に伺いました。

FAX・留守電での受注が原因で抱えていた2つの課題

Q. 鳥治物産様の事業内容を教えてください。

当社は1965年から鶏肉の卸売をしており、焼き鳥屋や居酒屋などの飲食店がおもな取引先です。
最近はオンラインショップを開設し、個人のお客様への小売にも力を入れています。

鳥治物産様
焼き鳥屋・居酒屋といった飲食店に鶏肉を卸している

Q. CO-NECTを導入する前は、どのような課題があったのでしょうか?

FAXと留守番電話で注文を受けており、2つの課題がありました。

課題① 受付した注文内容を取りまとめる作業に時間がかかる
課題② 納品ミスがひんぱんに発生する

ーー 1つ目の課題である「受付した注文内容を取りまとめる作業に時間がかかる」ことの原因は何だったのでしょうか?

FAXと電話で注文を受付していたため、いったん受注内容をノートに取りまとめる必要がありました。
このFAXで送られてきた注文用紙を書き写す、留守番電話の音声を聞いてノートに書き写す、という作業に毎日2時間ほどかかります。

すべて手作業だったので時間がかかるのはもちろん、1冊のノートにまとめることで、不便を感じる点もありました。

納品する商品の仕分けは、地域ごとに担当スタッフが決められていたため、複数のスタッフが1冊のノートを回しながら作業していました。

ーー同時に作業ができなかったんですね。

そうです。あるスタッフが商品を仕分けしている場合、ほかのスタッフはノートがないので、それが終わるのを待たなければなりません。そのぶん時間がかかり、とても非効率でした。

ーー2つ目の課題である「納品ミス」の原因についても教えていただけますか?

FAXと留守番電話で注文を受けていたことが原因で、納品ミスが起こっていました。

FAXに書かれた文字がかすれて読みづらかったり、留守番電話の声が聞き取りづらかったりといった理由で注文内容を取り違え、お客様の発注と違う商品を届けてしまうことが頻繁にありました。

また、FAX・留守電とも、たまたま着信のタイミングが重なってしまうと、片方が繋がらなかった、ということもあったんです。

ーーFAXや留守番電話だとコミュニケーションがうまくいかないことがあり、納品ミスが発生してしまったんですね。

Q. CO-NECT導入のきっかけを教えていただけますか?

取引先のお客様が受発注システムを利用していて、興味を持ったのがきっかけです。そのお客様は「注文内容をスマホから入力し、そのままFAXで送信できる」というツールを使っていました。

「そんな便利なツールがあるんだ!」と驚き、すぐにインターネットで受発注システムを検索したんです。FAX・留守電以外の方法で受注できる方法を探していた私は、さまざまな受発注システムの機能面やコスト面を比較・検討し、最終的にCO-NECTの導入を決めました。

受注業務にまつわる時間を月40時間、年間480時間削減!納品ミスもほぼゼロに

Q. CO-NECTを導入し、どのような効果を感じましたか?

FAX・留守電で受けた注文をノートに取りまとめる作業がなくなり、受注に関連する作業が大幅に減りました。以前のような手作業は不要になり、CO-NECTから取引先ごとに注文書をプリントアウトするだけなのでとても便利です。
注文内容をまとめる作業に1日あたり約2時間かかっていたので、月40時間の工数を削減できました。

ーーそれは大きな効果ですね…!

取引先ごとに注文書を出力できるため、1冊のノートを複数のスタッフで回しながら作業するといったこともなくなり、作業効率がアップしました。

「取引先名/フォーム名」といったキーワード・取引先コード・受注日時などで発注書を絞り込める

ーー2つ目の課題だった「納品ミス」については、いかがですか?

納品ミスも、今ではほとんどゼロになりました。

注文は独自のシステムを使っている企業様以外、全てCO-NECTで届くため、FAX・留守番電話で受注していた時のような読み間違い・聞き間違いは一切ありません。FAX・電話と違い「着信が重なって注文が届かない」ということも起きません。

注文内容を取り違えることがなくなり、お客様の希望通りの商品を届けられるようになりました。

Q. ほかに、予想していなかった効果はありましたか?

「注文書に関する業務の属人化の解消」は、予想していなかった効果です。

まず、1つ目に「専門用語が多く、新人スタッフが注文内容を把握できない」というケースがありました。

例えば、鶏肉の心臓を「ハツ」と呼んだり「こころ」と呼んだりと、同じ商品でもお客様によって表現にバラつきがあったんです。それによって、新人スタッフが注文内容を把握できず、経験のあるスタッフが受注を取りまとめる…といった事態が発生していました。

しかし、注文の受付をCO-NECTに一本化できたことにより、商品の表記が統一されて誰でも注文書が理解できるようになったんです。

ーー経験のあるスタッフしか受注内容を把握できない、という状況を打破できたんですね!

リストから商品を選択し、発注する

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の鳥治物産様の画面とは異なります)

2つ目に「外国人スタッフが漢字を読めないことがある」というケースがありました。

当社では外国人スタッフも働いており、注文書に読めない漢字が出てくることがあります。ただ、難しい漢字は読めなくても、ひらがなやカタカナなら読めるというスタッフも多かったので、CO-NECTの商品説明にカタカナのルビを振りました。

「読めない漢字が出てきたら、読めるスタッフに交代する」ということもなくなり、スムーズに作業が進められるようになりました。

ーーあと、鳥治物産様は商品一覧に「今日の注文はありません」という項目を作成していますよね。これはどのように使っているのですか?

「今日の注文はありません」という項目は、その名の通り、お客様の方で当日の発注がない時に選択していただいています。

毎日発注があったお客様から注文がなくても「発注がない」のか「注文を忘れている」のかわからなかったんです。「今日の注文はありません」という項目を作ったことで、お互い安心して毎日の取引ができるようになりました。

さまざまな工夫により、ほとんどの取引先がCO-NECTを導入

Q. どれくらいの取引先がCO-NECTを導入してくれましたか?

ほとんどすべての取引先にCO-NECTを導入していただいています。「そういう時代だね」と、多くのお客様がすんなり受け入れてくれました。

もともとスマホやパソコンに馴染みがなかった方でも、操作に慣れればそれほど難しくなかったようで、今ではスムーズに発注していただいています。

ーー取引先の担当者がCO-NECTの導入に難色を示す、というケースはありませんでしたか?

「使い方が分からないから、教えて欲しい!」という方は、いらっしゃいましたね。そういう方には、直接お客様のお店に行って、操作方法を説明したこともあります。

また、私ではわからなかった部分を、CO-NECTのサポートの方が取引先に説明してくれることもあり、本当に助かりました。

Q. 取引先の方々にCO-NECTを導入していただくため、工夫したことはありますか?

案内するときに「お買い得品やセール情報をCO-NECTから送信しますよ」と伝えたり、当社で扱う全商品が一覧できることをアピールしたりしました。

あとは、「導入してくれた方に七味や山椒をプレゼント!」というキャンペーンも実施しました。

ーーそれらの工夫の成果はいかがだったのでしょうか?

結果的には、半年で約8割の取引先がCO-NECTを導入してくれました。

導入が大方進んだところで、FAX・留守番電話による受注を中止することにし、さらにCO-NECTの導入が進みましたね。

Q. CO-NECTを導入し、取引先の方々の反応はいかがでしたか?

複数の社長さんから「スマホから注文できるようになったことで、商品の発注作業をスタッフに頼めるようになった」というお話を伺いました。

リストから商品を選んで注文すればいいため、先ほどの話のように「新人スタッフが専門用語を理解できない」ということも起きなくなり、とても便利に利用いただいているようです。

ほかにも、受注した後に送られる「注文を受け付けました」のメールも好評です。

今までは、取引先が夜中に商品を注文して、翌日午後に商品が届くまで「ちゃんと注文できたかどうか」の確認が発注側でできなかったんです。

「注文を受け付けました」メールのおかげで、発注側も「ちゃんと注文ができた」ことが確認できるようになり、毎日安心して取引ができるとのことでした。

注文確定のお知らせをメールで送信できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の鳥治物産様の画面とは異なります)

Q.最後に、CO-NECTの導入を検討されている方へ一言いただけますか?

当社ではCO-NECTを導入することで、これまで抱えていた「受注作業に時間がかかる」「納品ミスが発生する」という2つの課題を解決できました。想像していなかった効果によって、業務効率もアップしています。

迷っている方は、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか?

ーー本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました!

鳥治物産株式会社URL:http://torijibussan.co.jp/
オンラインショップ:https://karaagecocco.stores.jp/