ガストやジョナサンなど、ファミリーレストランをはじめとした外食事業を中心に、さまざまなフードサービス事業を展開している株式会社すかいらーくホールディングス。

コロナ禍をきっかけに発足した新規事業としての外販プロジェクトにおいて、ガストのハンバーグなど、同社の人気商品を中心に通販を開始しました。

今回は、同社 購買本部 HMDグループ 通販・配食事業チーム リーダーの池島 徳彦様と、同チーム 米田 聡志様に、CO-NECT導入の経緯についてお話を伺います。

FAXやメール混在での受発注が原因で発生していた2つの課題

Q. 外販プロジェクトをスタートした経緯を教えてください。

この新規事業は「外出がなかなか難しい状況でも、当社の商品を楽しんでほしい」という思いから、コロナ禍の2021年5月に発足しました。楽天やAmazonで通販を開始し、取り扱うのは、ガストのハンバーグなど当社を代表する人気商品です。

あわせて外販プロジェクトを立ち上げ、その後はから好しのから揚げやピザなど、人気商品を中心に、商品化をし販売しています。また半年ごとに商品を入れ替えています。

Q. CO-NECT導入前は、どんな課題があったのでしょうか？

FAXやメールで受注を受け、エクセルに転記し受発注管理を行っていたため、2つの課題がありました。

課題①受発注・出荷・請求業務において、確認事項が多く手間がかかっていた

課題②受発注業務に時間がかかっていた

ーー 1つ目の課題である「受発注・出荷・請求業務において、確認事項が多く手間がかかっていた」ことについて教えていただけますか？

受発注にまつわる管理業務をエクセルで行っており、受発注や出荷ごとに都度、数量・単位・単価を確認する必要がありました。「単位が統一されていなかった」ことが原因です。

受発注時の単位を統一していなかったため、単位を間違えることも発生していました。注文数に「10」と書かれていても、それが「個」なのか「ケース」なのかまでわかりません。そのため、数量を間違えてしまうことがあり、エクセルで管理することにも限界を感じていました。

ーー2つ目の課題である「受発注業務に時間がかかっていた」ことについて教えていただけますか？

卸店からの発注は9割がFAXだったのですが、テンプレートが統一されておらず、それぞれ独自の発注書を利用していました。

テンプレートがバラバラだと、注文を受付してもチェックする箇所がそれぞれ違うため、確認作業にかなりの時間がかかります。

受発注時のさまざまな作業にとにかく時間がかかっており「このままではいけない」とシステム導入を検討するようになりました。

受発注に時間を要していたが、CO-NECTによって業務効率が向上した

Q. CO-NECTはどんなきっかけで導入されたのでしょうか？

受発注システムを導入するにあたり、10社ほど検討しました。

「すぐに導入・利用したい」という希望があった中で、CO-NECTは迅速に対応していただけたのと同時に、UIがわかりやすく、導入後すぐに使えそうだと確信したんです。

ーーシンプルなUIなので、難しくて使えないという心配はありませんね。

そうですね。トライアルで2週間試させてもらいましたが、操作感もイメージ通りだったので、CO-NECTに決めました。

Q. CO-NECTを導入し、どんな効果を感じましたか？

CO-NECT導入で感じた効果は、大きく2つです。

効果① 受発注・出荷・請求業務がスムーズになった

効果② 受発注業務が効率化できた

ーー 1つ目の効果である「受発注・出荷・請求業務がスムーズになった」ことについて教えていただけますか？

まず、CO-NECTを利用したことで、受発注に関する間違いや確認作業を減らせました。

注文自体はFAXで送ってくる卸店が多かったため、その受注内容をCO-NECTに入力しています。単位やロットはあらかじめCO-NECTに登録しているため、数量や単位、単価の間違いが起きにくくなりました。

ーー 2つ目の効果である「 受発注業務が効率化できた」ことはいかがでしょうか。

以前は、卸店からの注文を受付し、倉庫へ出庫指示を送る部分は「FAXで受注→内容をエクセルに入力→改めてFAXで倉庫へ出荷指示」という工数のかかるフローでした。

倉庫への出庫指示書も一から作っていたため、手間がかかっていたんです。

このエクセルでの管理をやめ、CO-NECTを利用することで、かなり楽になりました。

現在は、CO-NECTに入力した受注内容をそのまま、出庫指示書として利用しています。これを倉庫に送るときもCO-NECTからインターネットFAXでそのまま送信できるため、業務の効率が大幅にアップしました。

今後もCO-NECTを活用し、事業を拡大していきたい

Q. ほかに、CO-NECTを利用して良かった点はありますか？

受注業務の膨大な確認作業や間違いが減っただけでなく、発注側も間違うことがなくなったという利点があります。

万が一発注内容が間違っている場合は、CO-NECTの該当商品の備考欄に注釈をつけるようにしています。おかげで、同じ発注があったときも気をつけて対応していただけるようになり、確認作業が減りました。

また、季節に応じて大幅な商品の入れ替えを行った際にも、商品画像の差し替えをタイムリーに自分達で簡単にできるのは、大変便利です。

ーー CO-NECTを色々な観点から活用されているんですね。

エクセルで行っていた作業をCO-NECTに置き換えただけなのですが、確認作業が大幅に減り、業務がスムーズに流れるメリットを感じています。

UIがわかりやすいおかげで新入社員もすぐに使えるようになり、操作方法を手取り足取り教えなくてもいいので助かっています。

商品点数が増えて、つい商品差し替えのオペレーションが煩雑になりがちですが、CO-NECTを使っていると始めからきちんと整理されて商品登録できるのでとても使いやすいです。

Q. 今後、CO-NECTをどのように活用していきたいですか？

食品を扱っているため、賞味期限はシビアに管理しています。今は倉庫の履歴を確認しながら出庫依頼を出しており、この点をCO-NECTでカバーできるようになると嬉しいですね。

ほかにも、CO-NECTはデータをCSVでエクスポートできるため、データを加工しやすく、実績分析の際も使いやすくて助かっています。

今後もCO-NECTを活用して、売上をさらに伸ばしていけるようにしたいですね。