食品卸 株式会社札幌フードサービス様 「早朝出勤」「納品ミス」という2つの課題を同時に解決!鍵を握っていたのは「受注のデジタル化」 入力業務の負荷軽減問い合わせ業務の負荷軽減

札幌フードサービスさま
解決した主な課題

・受注内容を整理するため、早朝出勤する必要があった。
・発注内容が不明瞭なため、納品ミスが発生することがあった。

札幌フードサービス様は「食肉を通して地域に貢献する」をモットーに、市内の飲食店やホテルへ牛肉・豚肉・食肉加工品などを卸している企業です。
同社は、「取引先からの注文を整理するために早朝出勤をしなければならない」「受注時の聞き間違い・読み間違いが原因で納品ミスが発生する」といった悩みを抱えていました。

今回は、同社がCO-NECTを導入するまでの経緯と導入後の効果を伺いました。

導入前の課題

・受注内容を整理するため、早朝出勤する必要があった
・発注内容が不明瞭なため、納品ミスが発生することがあった

400社に食肉を届ける、札幌フードサービス様

当社は食肉の卸販売業を営んでいます。主に札幌市内の飲食店へ、牛肉・豚肉・鶏肉・生ハム・ウィンナーなど様々な食材をお届けしています。

ーー現在の取引先は、何社くらいですか?

現在は400社前後と取引があり、飲食店の他にホテルやリゾート施設、病院ともお付き合いがあります。

札幌フードサービスさま
取引先400社へ、日々食肉をお届けしている

受注業務で抱えていた「早朝出勤」「納品ミス」という課題

CO-NECTを導入する前、当社は受注業務に関して

  1. 受注担当の早朝出勤がひんぱんに発生する
  2. 納品ミスが発生してしまう

という2つの課題を抱えていました。

課題①:受注担当の早朝出勤がひんぱんに発生する

まず1つ目の課題は、「受注担当の早朝出勤がひんぱんに発生する」ことでした。

受注担当は、工場の稼働前に取引先からの注文を整理しなければいけません。工場の始業に間に合わせるためには、朝早くから出勤する必要がありました。

ーーなぜ、受注内容の整理に時間がかかっていたのでしょうか?

手作業が多いからです。取引先からは電話・FAX・メールでの注文が多く、1件ずつ手でデータ入力していたため、どうしても時間がかかってしまったんです。

工場の稼働に合わせるため、早朝の出勤はある程度仕方ありません。ただ、注文が多い時にはさらに1時間ほど早く出社することもあります。

ーー作業時間を短縮するためには、何が必要だと考えましたか?

受注をデジタル化することです。注文内容が初めからデータ形式になっていれば、手作業が減り、全体の所要時間も短縮できると考えました。

札幌フードサービスさま
工場の稼働に合わせた出勤時間になるため、早朝出勤が増えてしまう

課題②:納品ミスが発生してしまう

2つ目の課題は「納品ミスが発生してしまう」ことです。

電話やFAXで注文を受ける際、商品名を聞き間違えたり、読み間違えたりしてしまうケースがあり、それが原因で納品ミスが起きることが課題のひとつでした。

ーー納品ミスをなくすためには、何が必要でしたか?

早朝出勤の解決策と同じく、受注のデジタル化ですね。

お客様にシステム上で発注してもらえれば、聞き間違いや読み間違いは起きません。注文内容が明瞭になるので、納品ミスも減るのではないかと考えました。

課題解決の鍵は「受注のデジタル化」

ーー受注をデジタル化すれば、御社の2つの課題は解決できると考えたのですね。

そうです。電話・FAXというアナログな方法で受注していたことが、「早朝出勤」と「納品ミス」の両方の原因となっていました。そのため「受注業務をデジタル化できるツール」を探していたんです。

ーーその時にCO-NECTを知ったんですね。

そうなんです。ツールを探しているタイミングで、取引先から届いたFAXが、CO-NECTを使って作成されたものでした。

取引先の方も「発注書の作成が楽になった」とおっしゃっていたので、CO-NECTについて調べてみたら、まさに受注と発注をデジタル化できるシステムだったんです。
「私たちが求めていたのは、こういうツールだ!」と思い、すぐ導入に踏み切りました。

『社内の備品管理にかかる業務時間を1/3に削減!「受発注システムで月末の集計業務や棚卸業務が不要になりました』


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CO-NECTを導入した効果

ーーCO-NECTで課題は解決しましたか?

はい。早朝出勤はほぼなくなりましたし、電話やFAXでの注文に起因する納品ミスも減りました。CO-NECT導入の効果は、大きかったですね。

CO-NECT導入の効果①:早朝出勤をする必要がなくなった

まず、1時間早く出勤することはほぼなくなりました。CO-NECTの導入によって、受注内容を取りまとめる時間を1時間ほど短縮できたからです。

ーーそれはよかったです!なぜ作業時間が短くなったのでしょう?

手作業が減ったからですね。以前は、電話・FAX・メールで来た注文を1件ずつ手入力していたんです。

CO-NECTを導入してからは、注文内容をまとめて出力して、一括で整理できるようになったため、作業時間が大幅に短縮されました。

CO-NECT導入の効果②:納品ミスが減った

ーー2つ目の課題だった「納品ミス」についてはいかがですか?


CO-NECTを導入してからは、納品ミスも減りましたね。お客様にはCO-NECTのシステム上で発注してもらうため、注文内容が明瞭になったからです。

CO-NECTの注文画面


電話やFAXで受注していたときには、電話口での聞き間違い・手書きによる読み間違いがあったのですが、CO-NECTで発注してもらうようになってからは商品名の取り違えが無くなりました。

「取引先から営業担当への発注連絡が減った」という想定外の効果も

ーーCO-NECTを導入したことで、想定外の効果もあったようですね。

はい、実は受注担当だけでなく、営業担当の工数削減にも繋がったんです。

CO-NECTを導入する以前は、取引先から当社の営業担当に注文の連絡が来ることがあったんです。営業担当が受けた注文は受注担当へ引き継ぐ必要があるので、本来の業務とは別の仕事が発生していたことになります。

ーー取引先にとっては、営業担当が全ての窓口だと思われていたのですね。CO-NECT導入後は、どう変わりましたか?

営業担当に注文が来ることが減ったんです。皆さん、CO-NECT経由で発注してくださるので、営業の負担が減りました。営業担当が本来の業務に集中できるようになったのは、意外な効果でしたね。

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発注はほぼCO-NECT経由で来るように

CO-NECT導入に対するお客様の反応

ーー取引先のCO-NECTへの導入状況はいかがですか?

電話・FAX・メールで受注していた取引先の内、約8割がCO-NECTを導入してくださいました。残りの2割はスマホやパソコンを使わないお客様や、たまにしか注文のない取引先なので、私たちとしては想定以上に導入が進んでいます。

お客様の中には高齢の方も多いので、正直に言うと、もう少しCO-NECTの導入に抵抗があるかと思っていました。

ーー想定以上に導入が進んだ要因は何だったのでしょう?

CO-NECTの導入は、お客様にもメリットが多かったからではないかと思います。

そもそも、発注する側にとっても電話やFAXで注文をするのは手間だったようです。「CO-NECTはスマホで簡単に発注ができるので便利」という声はよく聞きますし、インターフェイスがシンプルで使いやすいところも好評ですね。

ーーそれはよかったです!

加えて、営業日カレンダーの表示機能が重宝されているようです。

以前は市場の関係でお肉を届けられない日を納品日に指定されてしまうこともあったのですが、CO-NECTでは納品可能日がカレンダーで一目瞭然なのでお客様にとっても便利みたいです。

営業日カレンダー
(実際のカレンダー画面。納品不可日がグレーの網掛けで表示されます)

お客様の反応を見ていると、CO-NECTは受注側はもちろんのこと発注側にもメリットの多いシステムだと感じましたね。

ーー御社が抱えていた課題が解決され、取引先からの評判も良かったようで安心しました!今後も、御社の事業拡大のお手伝いができればと思います。本日はありがとうございました!