電気機械器具卸売業 株式会社キャトルプラン 様 BCP対策にも◎ 電話・FAX受注からの移行、バラバラだった注文方法の統一を促進! 入力業務の負荷軽減受注方法の統一問い合わせ業務の負荷軽減帳票類の管理

キャトルプラン様
解決した主な課題

・顧客ごとに注文方法(電話・FAX・メール)が異なるため、受注に関わる事務作業に時間がかかる
・電話やFAXでの受注が多く、テレワークに移行できない
・紙管理の書類が多く、BCP対策が進まない

今回お話を伺ったのは、防犯システムの提案から販売までトータルでサポートしている株式会社キャトルプラン様です。

電話やFAXでのお客様対応を減らし、総務のテレワーク化を実現できる受注システムを探していたという同社。CO-NECTを導入することでどのように課題を解決できたのか、仙台営業所 総務部の金田様、大阪営業所 総務部の古田様・宿里様に詳しくお話を伺いました。

拠点や取引先ごとに注文書や注文方法が異なっていた

Q.事業内容を教えてください

当社は、防犯カメラや防犯ゲート、セキュリティ機器などの販売・施工をメイン事業としており、東京・大阪・広島・福岡・仙台に拠点があります。全国で販売から施工までトータルでサポートしており、セキュリティ機器だけでなく店舗用備品も扱っているのが特徴です。

2000年に創業、防犯用のセキュリティケース・カメラ・ゲートなどの販売からスタートし、お店全体のプロデュースも手がけるようになりました。その中で、お客様から「レジ袋や商品のラッピング用品なども取り扱って欲しい」とのお声をいただいたのがきっかけになり、取扱商品が増えていったんです。(古田)

キャトルプラン様
防犯ゲートから店舗用備品まで、多様なセキュリティ機器を取り扱っている

Q.CO-NECT導入前は、どのような課題がありましたか?

CO-NECTを導入する前、当社には3つの課題がありました。

課題① 顧客ごとに注文方法(電話・FAX・メール)が異なるため、受注に関わる事務作業に時間がかかる

課題② 電話やFAXでの受注が多く、テレワークに移行できない

課題③ 紙管理の書類が多く、BCP対策が進まない

1つ目は「顧客ごとに注文方法が異なるため、受注に関わる事務作業に時間がかかること」です。
以前は、電話やメール、FAXなど複数の方法で注文を受けていました。注文方法だけでなく、注文書のフォームも営業所や顧客ごとにバラバラだったんです。

複数の種類の注文方法や注文書があることで、注文書ごとにチェックする箇所が異なり、人的ミスも多く発生していました。注文方法・注文書を統一したいと考えていましたが、どのように進めていけばいいのかわからなかったんです。(宿里)

2つ目は「電話・FAXでの受注が多く、テレワークに移行できないこと」です。
新型コロナウイルスが流行り始め、テレワークへの移行を進めることになったとき、一番困ったのが総務でした。営業所を空けるとFAXや電話での注文に対応できなくなります。信用に関わるため、お客様から注文が来てもすぐに対応できるシステムを導入したいと思っていました。(宿里)

打ち合わせ風景
FAXや電話対応が多く、オフィス出社が欠かせなかった

3つ目は「紙管理の書類が多く、BCP対策が進まないこと」です。
当社ではBCP対策を講じるにあたり、受注業務に関して「紙の書類を減らす」「全国どこでも、誰でも対応できる」という方向で進めていきたいと考えていました。

まず「紙の書類を減らす」ために、電話やFAXでの受付をメールに移行していく必要があったのですが、なかなか進みませんでした。

加えて「全国どこでも、誰でも対応できる」ようにするため、業務の標準化も避けて通れません。しかし、当社では取引先ごとに商品価格が違うケースも多く、営業所によっては経験の豊富な社員しか受注に関わる事務作業ができないことがあるのも問題でした。(金田)

CO-NECT導入の決め手は、価格と操作方法のシンプルさ

Q.CO-NECTを導入した決め手を教えていただけますか?

電話やFAXでの受注対応を廃止し、テレワーク環境でも総務の業務ができるようにするため、受発注システムを探していたんです。

5、6社のサービスを比較検討し、最終的にCO-NECTの導入を決めた理由は以下の3つです。

理由① 基幹系システムと連携できる

理由② 操作方法がわかりやすい

理由③ 他の会社と比べて良心的な価格だった

1つ目は「当社で使用している基幹系システムと連携できる」ことです。
当社ではSMILEという基幹系システムで販売管理をしています。CO-NECTでの受注情報を基幹系システムへそのままデータとして移行できるため、とても便利です。手作業が必要ないぶん、入力ミスもぐんと減りました。

2つ目は「操作方法がわかりやすい」ことです。
他社の受発注システムは、受注側・発注側どちらも項目が多かったり複雑だったりで、ひと目見ただけではどう操作すればいいのかわかりませんでした。社内や取引先に使い方を説明するときにも混乱が起きるだろうと思ったんです。

CO-NECTは受注側の画面がシンプルなだけでなく、発注側の画面も項目が「発注する」「発注履歴」「分析レポート」のみだったため、操作がわかりやすかったです。(宿里)

――必要な項目を最低限に絞ったシンプルなUIは、CO-NECTの特長のひとつだと思います。実はあえてボタンも大きくして、かわいらしいデザインにしています。

そうですね、ポップでわかりやすいデザインだと思います。(宿里)

シンプルで直感的に操作しやすい画面

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のキャトルプラン様の画面とは異なります)

3つ目は「他社と比べて価格が良心的だった」ことです。
5、6社のサービスを比較検討していましたが、基本価格は安くても必要な付加機能のための開発費用を含めると、価格が上がってしまうケースが多かったんです。

その点、CO-NECTは最初に問い合わせたときより機能をグレードアップしましたが、十分予算に収まる範囲でした。(宿里)

CO-NECTを導入して、入力ミスや業務負担を大きく削減!

Q.CO-NECTを導入してどのような効果がありましたか?

CO-NECT導入後は、次の3つの効果がありました。

効果① 受注に関わる事務作業にかかる時間が削減できた

効果② 電話・FAXの対応がなくなったため、テレワークに移行できた

効果③ システムでの受注に一本化したため、受注情報をデータ管理に移行できた

1つ目の効果は「受注に関わる事務作業にかかる時間が減り、オペレーションが削減できた」ことです。
受注に関する業務時間は、月に20時間前後ほど削減できたと思います。

例えば、お客様に商品の価格を案内するとき、今まではエクセルで価格表を作成してメールで送付していました。価格が変わるたびにエクセルを更新し、改めてメールで送らなければいけなかったのですが、今はCO-NECT上で更新して終わりです。かなり手間が削減できました。

また、注文書フォームも統一されているため、最終的なチェックもしやすいですね。電話・FAXでおこなっていた納期回答も、CO-NECT上で即時お伝えできるようになりました。価格改訂や発注に必要な情報開示のレスポンスが早くなったため、お客様からすぐに新たな発注をいただけます。(金田)

入力ミスを削減できたことも大きいです。FAXで届いていた注文書の字が潰れていて見づらく、入力作業の際に間違えてしまうことがありました。CO-NECTだと、当社で使用しているシステムにそのままデータ移行ができるため、間違いがなくなりました。(宿里)

2つ目の効果は「電話やFAXでの受注がなくなり、テレワークへの移行が可能になったこと」です。

FAXの場合、注文時に「FAX届いていますか?」と確認のお電話をいただくことが多く、それだけお互いにコミュニケーションコストがかかっていたんです。

CO-NECTなら数回のクリックで「受注しました」という連絡もできるため、電話でのやりとりは必要ありません。受注にまつわるお客様とのやりとりが、ほぼパソコンだけで対応できるようになりました。(金田)

キャトルプラン様オフィス
キャトルプラン様オフィス。CO-NECT導入によりテレワーク化へ

3つ目の効果は「システムでの受注に一本化したため、受注情報をデータ管理に移行できた」ことです。
「受注も連絡もCO-NECTでできるようになり、受注内容の管理を紙ベースからデータへ移行できました。取引先の担当者が変わっても、システム上で情報が統一されているのでやり取りがスムーズです。(金田)

――BCP対策として「全国どこにいても、誰でも対応できるようにしたい」と仰っていた点はいかがでしょうか?

注文方法が統一されているため、どこでも・誰でも対応できるようになりました。

取引先ごとに商品価格が違う場合でも、今はCO-NECTを見ればパッと価格がわかるため、ベテラン社員しか対応できないケースが減りました。(金田)

――受注にまつわる業務の属人化を解消できたんですね。

ほかにも、お客様から電話が来たとき「いつも頼んでいるもの」と商品名を申告せず発注されることがありました。経験の浅い社員や普段対応している社員と違う社員が受けたとき、お客様のおっしゃる「いつも頼んでいるもの」がわからず、困ることが多かったんです。

今は注文方法をCO-NECTで統一しているため、商品名がわからないということは起きません。受注後にこちらからお客様へ送る「注文確定のお知らせ」「出荷完了のお知らせ」といったメールも、FAXとは違いどこでも確認できる点が大きなメリットでした。(金田)

――電話やFAXのように「注文を受けた人しか受注内容を把握できない」という状態も解消されますね。

注文確定メール
注文確定や出荷完了のメールが自動送信される
(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のキャトルプラン様の画面とは異なります)

Q.業務時間はどれくらい削減されたのでしょうか?

トータルのコミュニケーションコストや作業時間を含めると40時間前後の工数を削減できています。

仙台営業所では、得意先の納入先や住所、細かい型番、販売価格など、伝票作成前にかかる確認の時間を短縮できました。今は、CO-NECTで注文を受けた瞬間に商品情報が表示されるため、確認する必要がなくなりました。

確認にかかっていた時間は受注1件あたり2分くらいですが、ひと月に換算すると6、7時間の工数が削減できたことになります。それに加え、細かい作業がなくなったことに対するストレスの低減も感じました。(金田)

――他にも効果はありましたか?

FAXや電話での受注にまつわる作業がほぼゼロになったので、かなり助かっています。
CO-NECT導入前は正直なところ、新しいシステムを導入することに抵抗があったのですが…実際に使ってみたら操作もわかりやすく、作業も簡単になったので「使ってみてよかった」と思いました。

受注者側だけでなく、お客様側もかなりの時間を短縮できているのではないでしょうか。(金田)

大阪営業所も、受注にまつわる調べものや入力作業で1件あたり10〜15分くらいかかっていましたが、CO-NECTにしてから2〜3分に短縮できました。

納期回答は30分くらいかかっていたものが5分で終わるようになりました。以前は手書きで「いつ・どこに納品予定」と記入していたのが、ワンクリックで完了するのはとても楽ですね。(宿里)

出荷伝票画面
納品予定日はカレンダーで簡単に設定できる
(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のキャトルプラン様の画面とは異なります)

CO-NECTの機能によって、取引先とのやり取りがスムーズに

Q.CO-NECTで便利な機能はありましたか?

CO-NECTで便利だと思った機能は3つあります。

機能① 受注確定や商品出荷の通知メール

機能② メッセージング機能

機能③ カレンダー機能

まず「受注確定や商品出荷の通知メール」です。
金額表示する・しないなど細かい設定も、クリックするだけで完了します。お客様への納期連絡や補足事項の連絡がとても楽になりました。(金田)

次に「メッセージング機能」です。
お客様へは今まで電話やメールで連絡していましたが、担当者の方が誰なのかわからない場合など、少し手間がかかることもありました。メッセージング機能を使えば、CO-NECT上でメッセージのやり取りができます。

例えば、商品がないならすぐにその旨をメッセージで送れます。ログも残るため、「言った・言わない」のやり取りもなくなりました。メッセージを受けたら通知が来るため、見落とすこともありません。(宿里)

メッセージング機能の画面
メッセージは15秒間隔で更新されるため、スムーズなやり取りが可能
(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のキャトルプラン様の画面とは異なります)

最後に「カレンダー機能」です。
当社は土日祝が休みなのですが、お客様によっては「出荷してほしい」と依頼されてしまうこともあったんです。CO-NECTはカレンダーで納品不可日を設定できるため、休日に対応することがなくなりました。(宿里)

カレンダー機能の画面
最長で1年先まで納品不可日を設定できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のキャトルプラン様の画面とは異なります)

Q.CO-NECTを取引先に案内する際、工夫したことはありますか?

「注文方法をCO-NECTに切り替えます」と報告する形で移行を進めました。
例えばメールで注文を受けていたお客様には「CO-NECTに切り替えたので、このURLからアクセスしてください」と送っているんです。説明のPDFも一緒に添付して「わからなかったらご連絡ください」と案内しています。

実際にこの方法で、仙台は7割、大阪は5割くらいのお客様が切り替えてくださいました。特に、一つの会社で20~30店舗運営しているお客様にはCO-NECTは大変好評です。

それでもメールで注文が来た場合は、再度メールを送るか、電話をかけて説明します。そうすると、切り替えてくださるお客様がほとんどですね。(宿里)

――スムーズに移行できているとのことでホッとしました。本日は、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました!