健康機器メーカー化粧品卸 株式会社日創プラス 様 受注〜請求に関わる事務作業を月70時間以上も短縮!事業拡大の原動力として手放せないツールに 入力業務の負荷軽減受注方法の統一帳票類の管理

解決した主な課題

・受注後の確認や伝票作成に手間と時間がかかっていた
・伝票を全て紙で管理していたため検索性が低く、保管コストもかかっていた

今回お話を伺ったのは、美容・健康機器の生産販売をおこなっている株式会社日創プラス様です。大手ECモールや家電量販店で商品を販売している同社では、取引先からの発注をメールやFAXで受け付けていたため、受注確認書の作成、請求書の発行に時間と手間がかかっていたそうです。CO-NECTを導入した背景や導入後の変化について、同社 高尾 尚樹 様に伺いました。

受注から請求までの事務作業が手作業だったため、負担が大きかった

Q. 事業内容を教えてください

当社は美容・健康機器の商品開発と製造をおこなっており、大手ECモール・自社オンラインショップ・家電量販店などで販売しています。多忙な毎日を送る人々に寄り添う「癒し」をテーマにしたラインナップが特徴です。また最近では、化粧品や健康食品の卸も始めました。

自社で美容・健康機器の商品開発と製造をおこなっている

Q. CO-NECTを導入する前にはどのような課題がありましたか

メールやFAXで取引先からの注文を受け「受注→出荷→請求書作成」という一連のフローを全て手作業でおこなっていたことにより、2つの問題が生じていました。

課題1. 受注後の確認や伝票作成に手間と時間がかかっていた

課題2. 伝票を全て紙で保管していたため検索性が低く、保管コストもかかっていた

1つ目は、受注後の確認や伝票作成に手間と時間がかかっていたことです。

メールやFAXで受注した情報を急いでエクセルに入力して確認書を作成し、取引先に送付していました。1日8時間の勤務時間の中で、多い時は4〜5時間この受注作業をおこなっていたこともあります。

また、請求書も明細をチェックしながら1件ずつエクセルで作成していたので、毎月、月初の請求書の発行には2人掛かりで3〜4日かかっていました。

ーーそんなに時間がかかっていたのですね…。手作業でおこなうのは大変な負担だったと思います。

2つ目は、伝票を全て紙で保管していたため検索性が低く、保管コストもかかっていたことです。

発注書、請求書などの伝票は全て紙でファイリングして管理していました。後から確認する必要がある時は1枚ずつめくって探さなければならず、非常に手間でしたし、保管スペースも必要でした。

当社はこれから事業規模を拡大していこうというフェーズにいます。こうした業務のやり方を続けながら取引先を増やしていくのは難しいと感じたため、システムの導入を検討することにしました。

導入の決め手は「使いやすさ」と「ランニングコストの低さ」

Q. いくつかのシステムを検討し、CO-NECTを選んでいただいた決め手は何ですか?

ネットで受発注システムを検索して、7社で比較検討しました。その中からCO-NECTに決めた理由は「使いやすさ」と「ランニングコストの低さ」の2つです。

1つ目の「使いやすさ」は、特に重視した点です。これから社員が増えることも想定されるので、その度に操作方法を教える時間がかかるものは望ましくありません。CO-NECTは、誰でも直感的に操作できる点が優れていると感じました。

シンプルで、誰でも直感的に操作可能な管理画面
(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の日創プラス様の画面とは異なります)

2つ目の「ランニングコストの低さ」も評価ポイントでした。ずっと使い続けていくものなので、ランニングコストが抑えられるのは助かります。

Q. 導入にあたり、取引先への説明で工夫されたことはありますか?

まずは取引先に資料をお送りし、CO-NECTを利用するメリットをご説明したところ、概ね導入までスムーズに進みました。

「すでにほかのシステムを使っている」「紙の注文書の方がいい」などの理由で導入に消極的な取引先には、メールやWebミーティングで使い方をご説明したこともあります。そうした方には「画面上で数量を選択するだけで簡単に発注できる」ということを一番のポイントとしてお伝えするようにしたんです。その上で試しに一回使っていただくと「これなら簡単だね」と納得してくれました。

発注フォームには製品画像を取り込めるので、発注者側から見て視覚的にも商品がわかりやすく、注文作業がスピーディーにできるようになるのもよかったのだと思います。

CO-NECTの導入で事務作業の負担が大幅に軽減!ペーパーレス化にも成功

Q. CO-NECTを導入して、受注や請求業務の負担は変わりましたか?

手作業が減り、CO-NECT上でデータを管理することで業務が効率化できています。具体的には2つの効果を実感しました。

効果1. 受注後の確認や伝票作成が自動ででき、作業時間を大幅に短縮できた

効果2. 伝票をペーパーレス化でき、検索性、保管コストの問題が解消された

1つ目の効果は、受注後の確認や伝票作成が自動ででき、作業時間を大幅に短縮できたことです。

1件の受注につき30分程度かかっていた作業を、5分程度に短縮できました。月間の受注作業時間でいうと30時間以上減らせましたね。

また、請求書発行業務は、データを選んでボタンを押すだけなので、担当者1人で1〜2日で終えられるようになりました。以前は2人掛かりで3〜4日かかっていたので、請求書作成の作業時間を約80%削減できたことになります。

受注や請求書の発行にかかる作業を合わせると、月70時間以上削減できています。

ーー70時間も削減できたのはかなり大きいですね!

2つ目の効果は、伝票の保存をペーパーレス化でき、検索性、保管コストの問題が解消されたことです。

以前は、半年で分厚いファイル3冊分くらいの大量の伝票を紙で保存していたため、このまま取引先が増えたら管理しきれなくなる懸念がありました。今は保管スペースが不要になり、後から伝票を見直したい時もCO-NECTから簡単にデータを検索できます。

電子帳簿保存法の改正など、政府もデジタル化、ペーパーレス化を推進しているので、対応できてよかったと思います。

Q. 他にCO-NECTで活用している機能はありますか?

CO-NECTの「代理発注」の機能を活用しています。現状、取引先の3分の2くらいにはCO-NECTに切り替えてもらえましたが、他のシステムを利用しているなどの理由で導入が難しい取引先もいらっしゃいます。

そうした時でも代理発注の機能を使えば、CO-NECT以外の方法で受注した場合も代わりに入力することができ、注文情報の管理が可能です。その先のデータ集計や請求書の発行はCO-NECT上でおこなえるので、とても便利ですね。

代理発注画面では、取引先に案内している発注フォームで発注操作が可能
(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の日創プラス様の画面とは異なります)

Q. 今後は、CO-NECTをどのように活用していきたいですか?

CO-NECTは当社ではもう手放せないツールになっています。今後は、他社ツールとの連携なども検討し、さらに業務の効率化を目指していく予定です。

これから販路を拡大し取引先が増えてくると、ますますCO-NECTの効果が発揮されるだろうと期待しています。