・発注書の作成・他システムへの入力など、受発注にまつわる作業に手間がかかっていた
・入力ミスによる誤発注など、ヒューマンエラーが発生していた
・一部業務が属人化していた
今回お話を伺ったのは、新潟市に本社をかまえ、学校や病院・福祉施設などで給食業務を受託する株式会社日本フードリンク様です。
同社は多くの施設で給食サービスを提供するなか、受発注作業において膨大な時間と手間がかかるという課題を抱えていたそうです。CO-NECT（コネクト）を導入するに至った経緯や、導入後の効果について、同社 管理本部 総務部 DX担当の近藤 勇希様にお聞きしました。
手書きの発注書作成に多大な時間と手間がかかっていた
Q. 事業内容を教えていただけますか？
当社は福祉施設・病院・学校などで、給食事業における食事提供サービスをおこなっています。新潟市に本社があり、新潟のおいしい食材を利用した献立を提供しています。
ー幅広い分野で給食を提供されているんですね。
そうですね。多くの食材は子会社である「株式会社ライフプロモート」へ発注しています。
当社が食事の献立を作り、必要な材料の発注書を作成します。その後、受託先の給食室に勤務している当社の社員が献立や食材の在庫を確認しながら食材を発注する…というフローが多いですね。
ライフプロモートへは、1納品希望日あたり200〜250件くらい発注していました。お盆や年末年始、ゴールデンウィークなどの繁忙期は、その倍になることもあります。
この受発注業務に対し、発注者である当社・日本フードリンクと、受注者である子会社・ライフプロモート、どちらにも課題がありました。
Q. 日本フードリンク様には、どんな課題があったのでしょうか？
まず、日本フードリンクには「発注書作成に時間と手間がかかること」と、それに付随してさまざまな困りごとが発生するという課題がありました。
ーー「発注書作成に時間と手間がかかっていた」ことについて、詳しく教えていただけますか？
発注書を作成するのにとても時間がかかっていました。
給食室ごとに異なる発注書を作成し、決められた献立に必要な食材数を書き入れるんです。しかし、現場の社員が確認して食材がまだ残っていれば、キャンセルしたり発注量を変更したりといった対応が必要になります。
そのため、大量の発注書を作成するだけでなく、その発注書の作り直し作業にもかなりの手間がかかっていました。
ーーその発注書はどのようにやりとりしていたのでしょうか？
FAXです。毎日大量の紙のやりとりが発生していました。
この発注書を作成する作業をなくして業務量を削減すると同時に、ペーパーレス化を進めなければいけないと感じていました。
Q. ライフプロモート様には、どんな課題があったのでしょうか？
ライフプロモートには、受注作業にまつわる3つの課題がありました。
- 発注書を販売管理システムへ入力する作業に手間がかかっていた
- 販売管理システムへの入力ミスが発生していた
- 一部業務が属人化していた
ーー1つ目の「発注書を販売管理システムへ入力する作業に手間がかかっていたこと」について、詳しく教えていただけますか？
食材の発注書は、受託先である給食室から毎日FAXで届きます。そのFAXの内容を、販売管理システムへ入力する作業に時間がかかっていました。
先ほどお伝えしたとおり、1納品希望日あたり200〜250件くらいの発注があり、入力作業は各施設の専属担当者がまとめておこないます。
CO-NECT導入前は13人体制だったのですが、この入力作業にかかる時間の合計は1日あたり1,380分、つまり23時間でした。1日につき、1人あたり2時間弱ほど入力作業に充てていたんです。
ーー入力作業に1日あたり23時間も取られるのは大変ですね。
おっしゃるとおりです。発注書が届くタイミングもバラバラなので、都度問い合わせなどにも回答しなければならず、常に受注作業に追われていました。
この受注作業にかかる作業時間を削減したいと考えていました。
ーー2つ目の「販売管理システムへの入力ミスが発生していたこと」について、詳しく教えていただけますか？
「発注内容が FAXで届いたのち、内容を販売管理システムに手入力する」という作業に、たびたびミスが発生していました。
入力ミスは一ヶ月で50件前後起きており、納品の際、初めて誤発注に気づくことがほとんどでした。決められた献立をつくるのに必要な材料が揃わず、慌てて他店舗に買い出しにいくこともあったんです。
このシステムへの手入力が原因で起こる「ヒューマンエラー」をなくしたいと考えていました。
ーー3つ目の「一部業務が属人化していたこと」について、詳しく教えていただけますか？
そのエリア担当者でないとわからない決まりごとがあり、一部業務が属人化していました。
例えば、発注書に「厚揚げ3」とだけ書いてあっても、どのメーカーの厚揚げなのか、単位は何なのか、専属担当者しかわからないんです。
担当者しか把握できない注文がたびたびあると、ほかの社員に業務を任せられません。発注方法を標準化することで、受注担当者の属人化を解消したいと考えていました。
発注フォームをカスタマイズできることが導入の決め手に
Q. CO-NECTを導入した決め手を教えていただけますか？
受発注システムを5社ほどで検討していたのですが、発注フォームをカスタマイズできるのがCO-NECTだけだった点です。
給食室ごとに発注フォームを分け、掲載する食材を変えられるシステムを探していたため、CO-NECTの機能は希望通りのものでした。
(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の日本フードリンク様の画面とは異なります)
また、UIがシンプルでわかりやすい点も魅力的でした。商品画像が登録できるため視認性が高く、商品の正式名称がわからなくても注文できます。年齢層の高い社員もいるので、画面のわかりやすさ・見やすさは重要でしたね。
受発注にかかる作業時間を大幅に削減できた
Q. CO-NECTを導入し、日本フードリンク様にはどんな効果がありましたか？
手作業での発注書作成をCO-NECTに変更した結果、受発注業務に携わる社員の労働時間が大幅に短縮しました。
担当社員の「今年6〜10月の労働時間」と「昨年同時期の労働時間」を比較したところ、社員の合計で1,176時間削減できたんです。
ーー1,176時間の削減はかなり大きいですね！
残業時間だけに絞っても412時間も削減できました。担当社員は昨年と比べ13人から2人に減っているにも関わらずさらに残業時間が減り、かなりの効果を感じています。
加えて、FAXでの発注書のやりとりも少なくなり、ペーパーレス化を進めるという目的も達成できてきました。
Q. ライフプロモート様にはどんな効果がありましたか？
受注側でも、大きな効果を3つ感じました。
- 受注に関わる作業を削減できた
- ヒューマンエラーを削減できた
- 一部業務の属人化を解消できた
ーーまず「受注に関わる作業を削減できたこと」についてお聞かせいただけますか？
給食室から届く発注書のFAXを受け取り、販売管理システムに入力するという作業が不要になったため、受注に関わる作業時間を大幅に削減できました。
献立に必要な食材リストを事前にCO-NECTに登録しておくだけです。
あとは給食室のスタッフが在庫を確認しながら必要数を入力するだけなので、受注側での作業が軽減できました。
ーー給食室のスタッフの方はスムーズに利用できるようになりましたか？
導入当初は多少問い合わせもありましたが、スムーズに導入できたと思います。
発注用に各施設に1台ずつiPadを用意しましたが、iPhoneを持っている社員も多く、使用感はほとんど同じなため抵抗はなかったようです。
ーー次に「ヒューマンエラーを削減できたこと」「一部業務の属人化を解消できたこと」についてお聞かせいただけますか？
販売管理システムへの入力を手作業ではなく、CSVファイルのインポートでおこなえるようになったため、必然的にヒューマンエラーも激減しました。
また、システム化したことにより発注書を誰でも作成できるようになり、属人化も解消できたんです。商品名も単位も最初から登録してあるため、以前発生していた「発注があった商品のメーカーや単位がわからない」といった問題も起きなくなりました。
加えて、発注方法を一元化したことで、今後社員がどの給食室に配属になっても同一のやり方での発注業務が可能になりました。そこでの発注方法を一から覚える必要はないため、将来的な「属人化の防止」「研修コストの削減」にも貢献できていると思います。
ーーいろいろな効果があったんですね。
業務を効率化できたおかげで、今までエリア担当社員13人で進めていた業務を2人で回せるようになりました。削減できた人員は外部のお客様を担当しています。
今までは、お客様が増えれば増えるほど、受注担当が必要になる構造でしたが、CO-NECT導入により、少ない人員でも作業できる構造に変化しつつあります。
DX推進は、まず受発注業務から着手するのがおすすめ
Q. CO-NECTを検討している方にひとことお願いします。
DX推進を考えている方は、受発注業務から着手するのがおすすめです。受発注をFAXメインでおこなっている企業はまだまだ多いので、この部分をシステム化するとかなり大きな成果が期待できるのではないでしょうか。
我々も、グループ内でのDXを考えたときに受発注業務のシステム化による効果が大きいと予測して、ここから手を付けました。
ペーパーレスを一気に進められる点もいいと思います。
ーー確かに、受発注業務のシステム化は成果が出やすいですね。ぜひCO-NECTを検討していただけると嬉しいです。
拡張される機能として、納品日を複数設定できる機能が追加されると聞いています。当社にとっても本機能が使えるとさらに便利になると楽しみにしています。（※）
また、個人的には発注書のデータをアップロードすると、自動的に発注してくれる機能があるといいですね。今後AIを絡めた活用など、さらに便利に進化してくれることを期待しています。
（※複数納品日設定機能は2024年1月11日にリリース済みです。詳しくは以下のお知らせをご覧ください。
BtoB受発注システムCO-NECT（コネクト）、1回の注文において複数の納品日を選択できる「複数納品日発注機能」を提供開始）
ーー本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました！
