・電話やFAX受注によるヒューマンエラーが発生してしまう
・飲食店から夜中に発注がくるため、朝一の出荷に間に合わせるにはスタッフが早朝出勤しなければならない
本日お話を伺ったのは、中華麺の製造販売を営まれている株式会社麻生様です。1947年の創業以降、顧客の要望に応え業務用食材卸に青果卸業、震災復興プロジェクトに共感して始まった三陸釜石での食品加工業と、常に新事業へのチャレンジをされてきた麻生様が、なぜBtoB受発注システム「CO-NECT（コネクト）」を導入したのか、その経緯と効果をお伺いしてきました。
電話や留守電を介した受注業務では、聞き間違いや音声品質の悪さに悩んでいました。
事業内容を教えてください。
事業内容は主に２つで、1つ目が中華麺の製造・販売、2つ目は飲食店に向けた業務用商品・消耗品の卸売業です。麺づくりは70年以上の歴史があり、時代に合わせておいしさを進化させてきました。お客様のご希望に合わせて使用する粉や配合、製法を変えたオーダーメイドの製麺が弊社の強みであり、また麺以外の生鮮食品や消耗品もご提供することでお客様をトータルサポートさせて頂いています。近年はインターネットでオリジナルの中華食材や三陸の地場の食材を使ったギフトの通販も行っています。「人々に感動を与え五感を潤わす品物を提案提供する」をキーワードに、日々新しい事業にチャレンジしております。
受発注システム導入前はどのように注文を受けていましたか？
受発注システム導入前の受注手段は、FAX7割、電話2割、留守電やSMSが1割でお客様によってバラバラな状態でした。
日中の電話やFAXは事務スタッフが業務中に対応できるのですが、飲食店様は夜中に発注されることが多く、朝一の出荷に間に合わせるために朝3時頃から受注対応スタッフが出社し、夜の間にたまった留守電の対応に追われている状態でした。
朝3時は早いですね！受発注システム導入の目的はなんでしょうか？
1つ目はヒューマンエラーの削減です。電話を介した受注業務では、聞き間違いが頻発してしまったり、留守電の音声品質が悪くお客様が何て仰っているかわからないという事態が発生していました。受注処理を行っている時間帯は飲食店は開いていない所が多く確認ができないので、仕方なく受注担当者が品物を予想するのですが、やはり間違っていることも多く、お客様も当社も困ってしまうという状態が続いていたので、数年前から解決方法を模索していました。
2つ目は受注業務に携わるスタッフを減らすことで、業務全体の生産性を上げることが目的でした。受注処理をするスタッフだけで6人、加えて営業担当者も受注処理に間違いがないか注文のチェックを行っており、1日1.5時間くらいは時間をとられていました。受発注システムを導入し電話・FAX経由の受注を減らす事ができれば、これらを効率化し会社の生産性が上がるのではないかと考えました。
数ある受発注システムの中で、CO-NECTをお選び頂いた理由はなんでしょうか？
CO-NECTを選んだ理由は3つあります。価格と使いやすさのバランス、発注側がLINE経由で発注できること、使いやすい画面と便利な機能です。
まず1つ目ですが、CO-NECTと同じSaaSの受発注システムには他にも手頃なシステムがいくつかありましたが、画面や操作性が分かりにくく、使ってみようという気になりませんでした。その点、CO-NECTは画面もわかりやすく、コストとのバランスが取れていました。
2つ目は、発注側がLINE経由で発注を行える点です。飲食店は元々LINEに慣れ親しんでいる方が多く、営業担当によってはLINEでお客様とやり取りしている者もいるくらいです。せっかく受発注システムを導入してもお客様に使ってもらえないと意味がないので、LINEで発注できる点は当社とすごく親和性が高いと感じました。
3つ目の使いやすさですが、CO-NECTは業務フロー上必要な機能がデフォルトで揃っていました。顧客ごとに表示商品や表示価格を変更できること、締め時間の設定が可能なこと。トライアルさせて頂いた際に、商社のワークフローを理解してサービス開発をされているんだな、と感じました。
導入後、取引先は実際にLINEから発注されていますか？
はい、発注企業の半数くらいはLINE経由で発注してくださっています。飲食店や小売店向けのビジネスをされている商社や卸企業は、受発注システムを選定する際にLINEと連携できるかは是非確認されると良いかと思います。
LINE発注方法の詳細はこちらからご確認いただけます。
CO-NECT導入で誤納品が7~8割削減！廃棄量も3割減に！
Q. CO-NECTを導入されてどんなメリットがありましたか？
電話対応や入力業務を行う必要がなくなり、受注業務が格段に早く終わるようになりました。
事務スタッフが平均的に毎日2時間行っていた残業がなくなったので、1か月で40時間は短縮されたと思います。営業担当者も、受注担当者が書き起こした注文内容に間違いがないか確認する必要がなくなったため、1人あたり1時間程度業務時間が削減されました。30名ほど営業スタッフがいるので、会社全体としてみたら年間で1万時間以上も業務時間が短縮されました。
また、電話での受注対応や留守電確認といった業務そのものがなくなることで、「聞き間違い」や「聞き取れない」と言ったミスコミュニケーションがなくなり、誤納品が削減されました。CO-NECT経由で発注して下さるお客様に対しては、70～80%程度の誤納品が削減されたと感じています。
Q. 廃棄や欠品の削減に効果があったとお聞きしました。
CO-NECTを入れるまで、営業スタッフの伝票修正ミスによる欠品や過剰在庫に悩んでいました。
FAXや電話での受注業務では例えば「餃子の皮10」と言われた時に、それが10パックなのか10製造ロットなのかハッキリしない事が多く、お客様と受注スタッフの間でミスコミュニケーションが起こっていたのです。対して商品をお客様の所に配達するのは営業スタッフですから、営業スタッフは経験により配達リストを受取った際に注文が間違っていると気付けるんです。「レストランAには毎週10パック頼まれるから、10ロットは間違いだろう」「ラーメン店Bは毎月を10ロット頼まれるから、今回の注文も10パックではなく10ロットだろう」というように。気付いた営業スタッフは良かれと思って、レストランAには10パック、ラーメン店Bには10ロットと適正値を配達してくれます。しかし伝票は修正されていないから、過剰在庫や欠品が起こってしまうのです。特に過剰在庫は廃棄に繋がってしまうので、非常に困っていました。
CO-NECTを介しての発注は、あらかじめ単位が明記された発注フォームにお客様が必要な数量を入れるために、単位が違うといったミスコミュニケーションがなくなりました。おかげで廃棄量が導入前に比べ30%程減っており、フードロス削減にも成功しました。
Q. 社内のITツール活用が活性化されるという効果もあったとか？
CO-NECTを入れる前はPCやスマホを全く使ったことがない営業スタッフもいたのですが、CO-NECTを導入したことで、社内のITツールに対する感心が高まりました。講習会を開くなど従業員に使い方を覚えてもらうために地道な活動を行ったことで、今ではほとんどの従業員がCO-NECTを使いこなせるようになりました。
CO-NECTによって「ITツールとは便利なもの、業務効率を向上してくれるもの」という共通認識が社内に出来たおかげで、その後LINE worksの導入など更なる業務のIT化が推進しやすくなりました。今後もITツールをどんどん導入する予定です。
Q. CO-NECT導入をきっかけに、お客様に販促メールを送るようになったとか？
はい。CO-NECTをお客様に案内する際に、お客様のメールアドレスが必要じゃないですか。お客様のメールアドレスを集めたことで、セール品やおすすめ品の販促メールを送るようになりました。今までは営業スタッフの口頭経由でしか商品の宣伝を行えていなかったので、副次的に良い効果が生まれましたね。
Q. 取引先はスムーズにWeb発注に切替えてくれましたか？
今現在で200社前後のお客様がCO-NECT経由でのWeb発注に切替えてくださっています。
営業担当者が納品などでお伺いするタイミングで切替えをお願いしていますが、「すごく便利。もっと早く教えてよ」と仰って頂けるお客様もいれば、「なんで切替えなきゃいけないの？」と仰るお客様もいらっしゃいます。
後者のお客様に使って頂くポイントは2つです。
1つ目は営業担当者が実際に発注方法をその場でデモンストレーションすること。発注の流れをお見せすると、「思ったより簡単だね。一度試してみる」となってくれる方が多いです。実際に当社のお客様には70代のご利用者もおり、年齢に関係なくご利用頂ける発注ツールだと感じています。
2つ目は、Web発注に切替えるメリットを作ること。当社では「CO-NECTから発注して頂くと食材プレゼント」というキャンペーンを実施しており、これによって毎月50社程のお客様がCO-NECT発注に切替えてくださっています。1度使ってしまえばその利便性ゆえに切替えてくださる方は多いので、きっかけを作ることは非常に重要だと感じています。
Q. 受発注システムを検討中の方に一言お願いします。
食品を扱う企業など、毎日受注処理が発生する企業にとって、受注業務は時間も人員も取られる‟高コスト”な業務の一つだと思います。受発注システムを入れることで、電話や留守電、FAXによるミスコミュニケーションを脱却することに成功しました。
社内や取引先に受発注システムのメリットを理解してもらうにはある程度の努力が必要ですが、そこさえ乗り切りれれば従業員の残業もなくなり、受注ミスもなくなります。高コストな受注業務にお悩みの方は、受発注システムをぜひ検討されると良いのではないでしょうか。
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