梱包資材卸 ケーエス産業株式会社 様 外出先から受注内容を即座に確認できるようになり、「言った」「言わない」がなくなりストレス・業務負荷が削減! 問い合わせ業務の負荷軽減営業の業務負荷軽減

解決した主な課題

・外出先で注文のFAXに気づかず、受注作業がスムーズに進まなかった
・お客様とのコミュニケーションに時間と手間がかかっていた

今回お話を伺ったのは、大阪に本社を構える包装資材の卸売業を営むケーエス産業株式会社様(https://www.kssangyo.co.jp/)です。同社で営業を担当している山下様は、

1. 外出先で注文のFAXに気づかず、受注作業がスムーズに進まなかった

2. お客様とのコミュニケーションに時間と手間がかかっていた

という2つの課題を抱えていたそうです。

CO-NECT導入までの経緯や導入後の効果について、詳しく伺いました。

FAXで受注していたため、受注作業がスムーズに進まないという課題

Q. 事業内容を教えてください

当社は不織布バッグやテーラーバッグ、風呂敷など、包装資材の販売をおこなっています。当社のバッグはすべてオリジナルデザインでオーダーを承っており、小ロットからでも注文できるのが特徴です。

Q. CO-NECTを導入する前は、どのような課題を抱えていましたか?

営業担当として私が抱えていた課題は、以下の2点です。

1. 外出先で注文のFAXに気づかず、受注作業がスムーズに進まなかった

2. お客様とのコミュニケーションに時間と手間がかかっていた

1つ目の課題は「注文のFAXに気づかず、受注作業がスムーズに進まなかった」ことです。

CO-NECT導入以前は、すべての注文をFAXで受付していました。自分が事務所にいるときであれば、すぐにFAXを確認できます。ただ、営業担当のため外出する機会も多く、事務所に戻るまで注文に気づけないことが頻繁にありました。

ーー注文に気づけないことで、その後の受注作業が滞っていたんですね。

はい。営業担当は受注を確認した後に、倉庫へ出荷依頼をかけます。FAXに気づいていないと当然倉庫への連絡もできずに、注文が宙に浮いた状態になってしまうんです。

注文にすぐ気づけたら、その分お客様への納品も素早く対応できるかもしれません。そのため「外出中でも受注状況を把握できる方法はないか」と考えていました。

ーー2つ目の課題として挙げていた「お客様とのコミュニケーションに時間と手間がかかっていた」ことについて、詳しく教えていただけますか?

時折、お客様から「注文のFAXを送ったのに、受付した旨の連絡がない」という問い合わせが入ることがありました。こういう場合は受注状況を確認するのですが、実際にお客様側がFAXを送っていなかったのか、こちら側がFAXを受け取れていなかったのか、原因がすぐに分からないことが多かったんです。

結局、事実確認のためにお客様と何度も連絡を取ることになり、このやりとりにかなりの時間を要していました。あとは、電話で問い合わせがあった際も「言った」「言わない」でお話が平行線になってしまうこともありましたね。

ーー発注内容の確認に関するコミュニケーションコストを削減したかったのですね。

ええ。受注履歴がすぐに確認できるようなシステムになっていれば、お客様と何度も連絡を取ったり、トラブルになったりすることもなくなると思っていました。

課題解決の方法を探しているとき、CO-NECTを知り導入を決めた

Q. CO-NECTを導入するまでの経緯を教えてください。

普段から経済誌が配信しているメールマガジンを購読しており、あるときそこにCO-NECTのことが書かれていたんです。CO-NECTのことを知って、このツールを使えば自分が抱えていた2つの課題を解決できるのではないかと感じました。

さっそく上司に相談したところ、すぐに使用の許可が下りました。そして、CO-NECTの効果を確認するために、まずは私一人が自分の業務の範囲内で試用するという流れになったんです。

ーーなぜ、試用の許可がすぐに下りたのですか?

料金が経済的であったことが大きいと思います。導入コストも運用コストも高額ではなかったため「それなら試しに使ってみよう」と許可してもらえました。

ーー他のサービスとの比較検討はされましたか?

他のサービスと比較検討はしていないです。導入コストが低かったこともあって、他社との比較というよりもまずは実際に使ってみながらツールがもたらす効果を検証しようということになりました。

Q. CO-NECTを導入してから、お客様にはどのように説明をしたのですか?

まずはお客様の本社に連絡し、発注方法をCO-NECTに変更できるか確認しました。許可をいただいた後、普段私がやりとりをしている各店舗の担当者様へ説明を進めていく、という流れです。

発注をCO-NECTに切り替えて欲しい旨のFAXを送り、切り替えの作業がスムーズにできるように、FAXにはCO-NECTのQRコードを記載しました。

ーーお客様は、すぐにCO-NECTへ切り替えてくださいましたか?

はい。定期的に発注依頼のあるお客様の多くは「発注作業が簡単になる」という期待感も込めて、すんなりとCO-NECTへ切り替えてくれました。

外出先でも発注状況をチェック!受注履歴もすぐ確認できるように

Q. CO-NECT導入後は、どのような効果がありましたか?

私が感じている効果は、以下の2つです。

1. どこでも注文状況を確認できるようになり、業務スピードがアップした

2. お客様とのコミュニケーションコストが減った

ーー「どこでも注文状況を確認できて業務スピードがアップした」ことについて、詳しく伺えますか?

お客様からの発注があるとCO-NECTからメールが送られてくるので、いつでもどこでもスマートフォンで受注状況を把握できるようになりました。

注文を確認したら、その場でメールで倉庫への出荷依頼をかけます。これによって、受注から出荷依頼までのスピードが格段にアップしました。

ーーお役に立てて良かったです!2つ目の効果として挙げた「お客様とのコミュニケーションコストが減った」理由についても詳しく教えていただけますか?

受注履歴がCO-NECTですぐ確認できるため、電話での問い合わせが減りました。

これまではFAXで受注していたため、FAXの不着などが理由で「発注した」「受注していない」というやりとりが発生してしまうことがあったんです。CO-NECTだと受注状況が一目瞭然ですので、注文の確認に関するコミュニケーションをかなり減らせました。

「受注一覧」画面で受注情報を確認できる。キーワードや取引先名で絞り込みも可能

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のケーエス産業様の画面とは異なります)

ーーお客様にお送りする注文確定メールも活用していただいているそうですね。

はい、とても助かっています。CO-NECTには、お客様に「注文を受付した」旨をメールやLINEで連絡できる機能があります。従来はFAXで受注確定の通知をしていたので、スマートフォンで簡単にその連絡ができるようになり、とても便利ですね。

受注一覧画面で注文を確定する際、自動で相手方へメールやLINEで連絡ができる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のケーエス産業様の画面とは異なります)

今後はCO-NECTを他の社員にも勧めていきたい

Q. 今後のCO-NECTの活用方法に関する展望を教えてください

現時点では、まだCO-NECTの全機能を使いこなせているわけではないため、今後はさらに使い込みながら、より便利な活用方法を模索していきたいですね。

今気になっているのはCO-NECTの「発注機能」です。

私の業務の中には、仕入れ先へ商品や材料を発注することもありますので、そちらもCO-NECTで業務改善を進めていければと思っています。

ーー現在は社内で山下様のみ使っていただいている状況とのことですので、これから他の皆さまへも利用を広げていっていただけると嬉しいです。

実際にCO-NECTを使ってみて、とても便利でしたし業務スピードもアップできました。今後は他の営業担当にも勧めていって、会社全体の業務改善につなげて行きたいですね。

ーーぜひよろしくお願いします!本日は、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました!