化粧品卸 株式会社KOLLECTION 様 煩雑な受注業務をCO-NECTに統一!問合せ電話も約80%削減 入力業務の負荷軽減受注方法の統一問い合わせ業務の負荷軽減

解決した主な課題

・お客様ごとに注文書のフォーマットが異なるため、受注作業が煩雑だった
・商品に関する問い合わせの電話対応に時間がかかった

今回お話を伺ったのは、韓国コスメの卸売りをされている株式会社KOLLECTION様です。同社では、CO-NECTを導入する前

・お客様ごとに注文書のフォーマットが異なるため、受注作業が煩雑だった
・商品に関する問い合わせの電話対応に時間がかかっていた

という2つの課題があったそうです。
CO-NECTを導入するまでの経緯や導入後の効果について、総務部の奥村様にお話を伺いました。

KOLLECTIONが抱えていた2つの課題

Q. 事業内容を教えてください

当社は、25人ほどのスタッフで、韓国コスメ・アパレルの卸売販売業を営んでいます。
また、海外化粧品の輸入販売業を検討している方へ向けて、製品の事前確認や行政への届出の代行などもおこなっています。

KOLLECTION様

Q. CO-NECTを導入する前は、どのような課題がありましたか?

当社は、以下の2つの課題を抱えていました。

1. お客様ごとに発注書のフォーマットが異なっていたため、発注内容の確認作業が煩雑だった
2. 問い合わせ電話が多く、対応に時間がかかっていた

ーー最初に、1つ目の課題「お客様ごとに発注書のフォーマットが異なっていたため、発注内容の作業が煩雑だった」ことについて伺えますか?

当社では、お客様からエクセルの注文書をメールで送ってもらう形で受注していました。その注文書のフォーマットがお客様によって異なるため、受注に関する作業に時間がかかっていました。

ーーどうしてお客様ごとにフォーマットが違うのでしょうか?

お客様によって発注する商品や価格設定が異なるため、それぞれに合わせた注文書が必要でした。

お客様ごとに注文の商品をひとつずつ確認し、価格を参照しなければならないので、どうしても作業が煩雑になってしまいます。また、手作業だと人的ミスが発生する可能性も高まるため、何か対応策はないかと考えていました。

ーー次に、2つ目の課題「問い合わせ電話が多く、対応に時間がかかっていた」ことについて伺えますか?

問い合わせの電話が多く、対応に時間がかかることが悩みでした。
商品の詳細や価格について、毎日10件ほど問い合わせの電話がありました。月に換算して200件と考えると、対応にかなりの時間を費やしていることになりますよね。

商品の詳細や価格について、お客様が自分で調べられるシステムがあれば問い合わせを減らせるのではないか、と考えていました。

お客様ごとに内容をカスタマイズできて、使いやすい受発注システムを探していた

Q. CO-NECTを知ったきっかけは、何だったのでしょうか?

当社が抱えている課題を解決するために色々と方法を探していたところ、受注管理システムの存在を知りました。受注管理システムをインターネット上で検索している中で、CO-NECTを見つけたんです。

ーーありがとうございます!受注管理システムの導入にあたって、重視していたポイントはありますか?

まずは、お客様ごとに発注フォームをカスタマイズできることです。「見るお客様によって、発注フォームに表示される商品や価格を自由に設定できる」カスタマイズ機能はマストでした。

あとは、お客様が使いやすいかどうかもチェックしていましたね。
使いにくいシステムだと、お客様が継続して使用してくれない可能性があります。その点、CO-NECTはショッピングサイトのようななじみのあるインターフェースで、お客様も簡単に操作できると感じました。

発注画面
CO-NECTの発注画面は、シンプルでわかりやすいことを重視している

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のKOLLECTION様の画面とは異なります)

受注作業をスリム化し、問い合わせも減少!社販の利用率が上がるという意外な効果も

Q. CO-NECTを導入して、どんな効果を感じましたか?

1つ目に感じた効果は「煩雑だった受注作業をスリム化できた」ことです。
これまではお客様ごとにフォーマットの異なる注文書を確認しながら、商品を準備したり価格を付け合わせたりしていました。

CO-NECTを利用し、発注フォームを「この取引先はこの商品、この価格」と最初にカスタマイズすれば、その後間違えることはありません。注文のたび何度も確認する必要がなくなり、とても助かっています。

また、注文書を統一されたフォーマットで出力できるようになったことで、作業自体の効率も上がりました。
バラバラのフォーマットだと、同じ項目でも「●●様の注文書ではここ、■■様の注文書ではここ」と確認する場所が微妙に異なる場合があります。統一されたフォームだと確認する場所が決まっているので、効率よく確認できるようになりました。

商品管理画面
発注フォームごとにカスタム価格を設定できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のKOLLECTION様の画面とは異なります)

2つ目に感じた効果は「お客様が商品情報をCO-NECTで確認できるようになり、電話での問い合わせが減った」ことです。

以前は、商品の詳細や価格に関する問い合わせが月に200件ほどあったのですが、CO-NECT導入後は50件ほどになりました。

ーー約80%減は大きいですね…!

CO-NECTには商品の価格だけでなく、詳細も掲載されています。
お客様の中で「わからないことがあったらとりあえずCO-NECTを見る」ことが習慣になったのが、問い合わせの減少に繋がったと考えています。

商品詳細情報の登録画面
商品の詳細情報の登録が可能

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のKOLLECTION様の画面とは異なります)

ーーそれ以外の問い合わせについては、いかがですか?

そもそも商品詳細や価格についての問い合わせがほとんどだったため、電話自体がぐっと減りました。

備考欄に必要事項を記載していただけるので、電話やメールを使わなくてもコミュニケーションが足りない、ということはありません。CO-NECTを導入してから、受注に関するコミュニケーション・コストが大幅に削減できたと感じています。

備考欄
発注する際に備考欄に連絡事項を記入できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際のKOLLECTION様の画面とは異なります)

Q. 意外な効果はありましたか?

社販の利用率が上昇したのは、想定していない効果でした。
当社では社員向けに従業員割引をおこなっており、CO-NECTを導入してから社販の利用率が約30%→約50%に上昇しました。

ーーそれはなぜでしょうか?

これまで、社販を利用する人は紙の注文書で申し込みをしていました。価格を担当者に確認したり、申込書を記入したりする必要があるので、社販を利用するのは少し手間だったんです。

今回、CO-NECT上で社販の申し込みをできるようにしたところ、手軽に買えるようになり、利用率が上がりました。会社の売上げに寄与するという部分もありますが、社販を利用するメンバーの商品知識を深めるきっかけになったことは、大きなメリットだと感じています。

お客様へのCO-NECT導入はスムーズに進んだ

Q. お客様へのCO-NECT導入状況はいかがですか?

これまでメールで受注していたお客様は、全てCO-NECTに移行しています。

ーーそれは良かったです!CO-NECTへの移行は、スムーズに進みましたか?

ほとんどのお客様はすぐにCO-NECTを使い始めてくれましたが、少数ながら「慣れた発注方法の方がやりやすい」ということで、CO-NECTに抵抗のあるお客様もいたようです。

しかし、システムの使い方を丁寧に説明して、実際にシステムを使いながら練習してもらうことで、便利さをわかってもらえました。今では皆さんにCO-NECTを使っていただいています。

今後はCO-NECTと在庫・売上管理システムを連携させたい

Q. 今後は、CO-NECTをどのように活用していきたいですか?

CO-NECTと別ツールの連携を進められると、さらに便利になると考えています。

現在、在庫や売上げの管理は、CO-NECTとは別のシステムを使っています。
お客様からの指定で、CO-NECT以外のシステムで受注している注文があり、両方からの注文をまとめて管理するためには、どうしても他のシステムを使わなければなりません。

現在は、在庫・売上管理システムにCO-NECTの受注情報を手打ちで入れているのですが、今後は両方のシステムを連携させて、自動で情報が更新されるようにしたいと考えています。

ーーシステムの連携ができれば、さらに業務改善が進みそうですね!実際に連携させる段階に入りましたら、ぜひご相談ください。本日は貴重なお話をありがとうございました!