製造小売業 株式会社花恋人 様 本社⇔店舗間の受発注をExcelからCO-NECTへ変更。商品や店舗が増えてもメンテナンスが不要に 入力業務の負荷軽減

karendo
解決した主な課題

・発注内容の集計から発送までに時間を要する
・Excelでは商品の追加や入れ替えでのメンテナンスが手間
・商品が増えことで、商品一覧が見づらくなってしまう

今回お話を伺ったのは、生花をメインとした商品の開発・販売をおこなっている株式会社花恋人様です。関西・関東を中心に、全国に直営店やフランチャイズ店を展開し、店舗と本社間の社内受発注にCO-NECTをご利用いただいています。

新規事業開発部ディレクターの中込様と経営企画部購買部アシスタントマネージャーの大西様のお二人に、導入のきっかけや効果を伺いました。

導入前の課題

・発注内容の集計から発送までに時間を要する
・Excelでは商品の追加や入れ替えでのメンテナンスが手間
・商品が増えたことで、商品一覧が見づらくなってしまう

受注から発送までに時間と工数がかかってしまうのが課題

Q.事業内容を教えてください。

関西と関東を中心に「karendo」というフラワーショップを展開しています。もともとは生花だけを取り扱っていましたが、現在は花をモチーフにした雑貨やアクセサリーなど、さまざまな商品を販売しています。

店舗は現在、直営店とフランチャイズ店を合わせて28店舗です。
店舗からの発注はすべて本社で取りまとめ、各店舗へ発送。商品カテゴリーごとに発注日を決めており、生花以外はほぼ本社の在庫から各店舗へ配送しています。(中込)

Q.CO-NECTを導入する前は、どのように受発注をしていたのですか?

本社と店舗間の受発注について、最初はFAXを利用していました。全店舗の発注は本社で取りまとめており、発注の締切日には1店舗につき2〜3枚のFAXが送られてきます。全部で20数店舗程あったため、締切日には60枚近くのFAXを処理することになります。

発注後の「本社倉庫にある在庫商品のピッキングファイルの作成」「外部への発注商品のファイル作成」といった作業も、すべて手書きでおこなっていました。

手作業のため多大な工数がかかりますし、商品数が300種類近くということもあり、ミスが発生してしまうこともありました。(中込)

ーーすべて人の手でおこなっていると、時間がかかりますよね…。

そこで、まずはエクセルを使って受発注の管理をおこなうことにしました。商品をリスト化して数量を入力するだけで発注できるシートを店舗に配布し、本社では受注内容を自動で集計できるシートを作成しました。

受注内容が自動で集計されるので、時間の削減だけでなく手作業での集計ミスも防げるようになりました。また受発注の履歴がエクセル上に残るため、受注内容や在庫の管理もかなり楽になりましたね。(中込)

Q.エクセルを使うことで課題は解決しましたか?

一度は解決できたと思ったのですが…エクセルでの受発注管理を続けるうちに、「受注をする本社側」と「発注をする店舗側」でそれぞれ課題が見えてきたんです。

本社側の課題は、エクセルのメンテナンスに時間や工数がかかってしまうことです。

エクセルだと新商品や季節限定商品を追加する際に、表の追加や計算式のメンテナンスをしなければいけません。履歴も残すようにしていましたので、都度新しい発注シートも準備しなくてはならず、メンテナンスに工数がとられていました。

また前述しましたが、新商品が発売するたびにシートの編集が必要になるため、次第に商品の追加が追いつかなくなり、エクセルに登録できていない商品があることも。その結果、店舗の発注作業に支障が出るだけでなく、受注内容の自動集計が正確にできなくなってしまいました。

受発注システム導入までの経緯
エクセルでの発注方法に変更したが、すべての課題は解決しなかった

ーー確かにエクセルだとメンテナンスが必須になりますよね。店舗ではどのような課題がありましたか?

店舗側の課題は、商品の増加に伴って商品一覧のシートが長くなり、発注したい商品を探しづらくなったことです。

発注に時間がかかるだけでなく、発注ミスが起きることもありました。

また本社と店舗でエクセルのバージョンが違うことが原因で、自動集計がされないケースも発生し、発注業務に支障が出ている店舗もありました。古いバージョンのエクセルを使っていたり、スマホで操作していたりと、全店舗で管理方法を統一できていなかったのも原因のひとつです。

結局、エクセルを利用しても別の問題が起きてしまうようになりました。

そのためWEB受発注システムを検討しはじめ、CO-NECTを導入することになったんです。

ーーCO-NECTのことは以前からご存知だったのですか?

いいえ。導入以前はどのようなWEB受発注システムがあるのかすら知らなかったんです。

そこで、Webで検索し、複数の受発注システムを比較している記事をいくつか読みました。その中で共通して紹介されていたシステムを比較検討し、最終的に3社に問い合わせをしたのち、CO-NECTに決めました。(中込)

Q. いくつかのシステムを比較したうえで、CO-NECTを選んでいただいたのはなぜですか?

最終的にCO-NECTに決めた理由は、大きく3つあります。

1つ目は、UIや使い方が圧倒的にシンプルなことです。

CO-NECTはマニュアルを読まなくても簡単に使えました。UIがシンプルで、発注側・受注側・管理側のすべてにおいて使いやすいと感じました。

実際に、本社での商品の登録や設定はあっという間に完了。各店舗に導入する際も、2〜3枚程度の画面遷移の簡単なマニュアルを配布しただけなのですが、皆すぐ使えるようになりました。(中込)

※画面は弊社のテスト画面です。実際に花恋人様が使用している画面とは異なります。

発注フォーム編集

ーー直感的に操作できるインターフェイスにこだわっているので、使いやすさを評価していただいてとても嬉しいです。

2つ目は、商品数がかなり増えても利用料金が変わらないことです。10,000件という上限はありますが、当社においては新商品をどんどん追加しても問題ないレベルでした。

3つ目は私の個人的な意見ですが、CO-NECTの営業担当・カスタマーサクセスの方がとても親身になって相談に乗ってくれたことです。

まだ導入すると決めたわけではなく、導入を検討している段階にもかかわらず、質問をしたとき、電話やビデオ電話で運用についてもアドバイスをしていただきました。今後お付き合いしていくことを考えたとき、CO-NECTさんの方が頼りになると思いました。(中込)

ーーありがとうございます!

CO-NECTの導入で受注に関わる作業の簡易化に成功

Q.CO-NECTを導入してどのような効果を感じていますか?

店舗用の発注フォームを作成するとき、以前は入力ミスがあったり、商品の追加が追いつかなかったりと、どうしても時間がかかっていました。

CO-NECTは入力フォームがシンプルなので、ミスもなく簡単に商品の追加ができます。生花は季節ごとの商品が多いのですが、店舗が発注するタイミングに間に合うよう登録できています。

また、直営店とフランチャイズ店で扱う商品が違うため、エクセルを使っていたときは、店舗ごとにシートを作成するのが大変でした。

CO-NECTでは登録した商品の表示・非表示をワンクリックで設定できるので、「店舗ごとに表示する商品が異なる発注フォーム」を簡単に作成できます。

※画面は弊社のテスト画面です。実際に花恋人様が使用している画面とは異なります。

フォーム編集画面

もちろん、エクセルのようなバージョンの違いや予想外のエラーもありません。以前は「エクセルシートの表示が崩れている」というトラブルにも悩んでいましたが、それもなくなりました。(大西)

ーー受発注にまつわる工数に関して、どれくらいの時間が削減できましたか?

本社での作業に関しては、エクセルで管理していたときは、店舗ごとの発注用シートを作成するのに毎月2時間ほど。さらに毎週ある発注の集計作業や問い合わせ対応など、合計で月に20時間ほどは受注作業に費やしていました。

この20時間のうち、CO-NECTを導入してほとんどの時間が削減できています。20時間というのは生花担当だけの工数なので、ほかの商品カテゴリも含めると毎月100時間くらいは削減できているのではないでしょうか。(大西)

CO-NECT導入後
店舗からの発注をCO-NECTに統一することで課題が解決

Q.発注する店舗からはどのような声が届いていますか?

時間が削減できたのは、発注する店舗も同様です。キーワードを入力して発注したい商品を簡単に検索できるので、商品数が多くても探しやすくなりました。

また、商品名と合わせて商品の写真を表示できるのも好評です。

商品数が多く新商品も頻繁に発売しているため、文字だけでどのような商品なのかを把握するのは大変だったと思います。エクセルを使っていたときは、「発注したい商品と実際の商品が同じものかどうか」を確認する電話が多くありました。

発注フォーム
写真が表示されるため、どんな商品なのか一瞬で把握できる(※発注フォームの画像はサンプルです)

現在は、発注するときに商品の写真が見れるので、問い合わせはほとんどありません。また、「新人のように商品に詳しくない人でも、簡単に発注できる」という声も届いています。(大西)

Q.他にCO-NECTを運用していて気付いたメリットはありますか?

システムを管理できる人が増えたのも、とても大きな利点です。

エクセルの場合は、商品の追加や不具合が起きるたびにメンテナンスをしなければいけないので、関数を修正できるなど、エクセルに詳しい人しか管理できませんでした。

CO-NECTはメンテナンスの必要がなく、誰でも簡単に商品の登録ができるので、管理する人を選びません。

もちろん機能が揃っているのも満足している要因です。受発注履歴のデータをCSVで出力し、分析も容易にできるようになりました。ITに詳しい人がいなくても、簡単に運用できるのは大きな魅力ではないでしょうか。(中込)

ーー本日は、貴重なお話をありがとうございました!