製造小売業 株式会社日野折箱店様 CO-NECTを導入し、受注ミスが大幅に削減!問い合わせの対応時間はほぼゼロに 入力業務の負荷軽減問い合わせ業務の負荷軽減販売促進の向上

日野折箱店 社員さま
解決した主な課題

・受注時、電話での聞き間違い・FAXでの読み間違いが発生していた
・お客様が発注するときの商品名・注文単位を統一できておらず、受注後に販売管理システムへの入力ミスが発生していた
・商品に関する問い合わせが多く、お客様対応に時間がかかった

今回お話を伺ったのは、広島県で折箱の製造販売・包装資材の卸売りをされている株式会社日野折箱店様です。

同社は電話・FAXをメインで受注していたとき、

電話の聞き間違い、FAXの読み間違いによって受注ミスが発生する

販売管理システムへの入力ミスが発生する

商品に関する問い合わせ対応に時間がかかる

という課題がありました。

CO-NECTを導入することでどのように課題を解決したのか、代表取締役の日野貴文様に詳しくお話を伺いました。

「受注ミスが発生してしまうこと」「問い合わせ対応に時間がかかること」が課題だった

Q.事業内容を教えてください

当社は、広島県福山市で折箱の製造販売・包装資材の卸売りをしています。
駅弁に使われている折箱の製造から始まり、会議・接待用のビジネス弁当や、和菓子・洋菓子の容器などに使っていただいています。

ほかには「お弁当の中身」「好きな色」などのキーワードを3つ伝えてもらい、オリジナルの折箱を作成するというオーダーメイドサービスもお客様にはご好評いただいています。

日野折箱店さま
お客様のご希望に沿ったオリジナルの折箱を作成している

Q.CO-NECT導入前は、どのような課題がありましたか?

CO-NECT導入前は電話とFAXを中心に注文を受けており、主に3つの課題を抱えていました。

課題① 電話の聞き間違い、FAXの読み間違いによって受注ミスが発生する
課題② 販売管理システムへの入力ミスが発生する
課題③ 商品に関する問い合わせ対応に時間がかかる

1つ目は「電話の聞き間違い、FAXの読み間違いによって受注ミスが発生する」ことです。

電話で受注する場合、聞き取りづらかったり、聞き間違えたりすることで、受注内容を取り違えてしまうケースがあったんです。

また、FAXで受注する場合も、文字がかすれて読みづらいといった理由で、見間違いが起きてしまうケースがありました。注文書のフォーマットを統一していないことによる確認作業の煩雑さから、見間違いが起きやすかったという部分もあります。

ーー電話やFAXで受注すると、手作業によるミスはどうしても起きてしまいますよね…。

2つ目は「販売管理システムへの入力ミスが発生する」ことです。

電話やFAXで受注するとき、商品名を正式名称ではなく、呼び慣れている「通称」で申告してくるお客様は少なくありません。しかし、販売管理システムはもちろん正式名称で入力します。

このときに、注文の商品を間違えて入力してしまうミスが発生していました。

ーーお客様が注文してきた商品の「通称」と実際の「商品」を取り違えてしまう、ということでしょうか。

おっしゃる通りです。ほかにも、注文数の単位を統一できなかったことも入力ミスの原因でした。例えば、「1ロット」と注文していただいても、入力は「1,000個」と打ち変えなければいけないようなケースです。

販売管理システムへの入力後は2人体制でチェックしていましたが、チェックにかかる工数や人件費がかかることも悩みでした。

ーー受注内容のチェックにも手間がかかっていたんですね。

3つ目は「商品に関する問い合わせ対応に時間がかかる」ことです。

商品の価格や在庫の有無など、注文前にお客様から電話でお問い合わせをいただくことが多くありました。
また、在庫のない商品に注文があったり、最低発注数より少ない数での注文があったりと、受注をしてからお客様に連絡が必要なケースもありました。

それらの問い合わせ対応にかなりの時間を取られていました。一回の問い合わせ時間は短くても、積み重なるとかなりの手間と時間がかかります。

ーー問い合わせ対応に多くの時間を費やしている状態だったのですね。

その上、問い合わせ内容によっては経験豊富な社員しか対応できない、というケースもありました。扱っている商品が7,000種類以上あるため、ベテランの社員でないとすべての商品情報を把握するのは難しかったんです。

CO-NECT導入の決め手は、社員とお客様の双方が使いやすいUIだったこと

Q.CO-NECTを知ったきっかけを教えていただけますか?

最初はお客様が利用していた別の受発注システムを導入したのですが、UIがわかりづらく、直感的に使えなかったんです。もっといい受発注システムはないかと探していたとき、CO-NECTを知りました。

ーーいろいろなシステムがある中で、CO-NECTを選んでいただいた理由は何だったのでしょうか?

CO-NECTを使ってみようと思った一番大きな理由は、無料トライアルがあったことです。

受発注システムを探していた当時、資料のダウンロードはできても、無料で試せるサービスはほとんどありませんでした。

CO-NECTの無料トライアルは、商品登録の数に制限があるものの、機能はまんべんなく試せます。そこで、関係性の良いお客様にモニターになってもらい、使い始めてみました。

実際に使ってみると、発注フォームの作成が簡単だったり、受注内容が見やすかったりと、使い勝手がとても良かったんです。モニターとして使ってもらったお客様からも「操作しやすく、発注作業が簡単にできる」と好評だったことが決め手となり、本格的に導入しました。

発注フォーム画面
シンプルでわかりやすい発注画面

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の日野折箱店様の画面とは異なります)

ーーシンプルでわかりやすいUIは、CO-NECTの特長のひとつだと思います。使い勝手のよさを評価していただけて嬉しいです。

私たちはもちろん、お客様も使いやすいというのが、正式に導入した理由です。

CO-NECTを導入してからは、お客様から「CO-NECTは手間がかからず簡単に操作できるから、日野折箱店さんに注文する」という声もいただいています。

CO-NECTを導入し、受注ミス・問い合わせを大幅に削減

Q.CO-NECTを導入してどのような効果がありましたか?

効果① 電話・FAXで受注することによって起きるミスが削減できた
効果② 注文フォームが統一されたことにより、販売管理システムへの入力ミスが削減できた
効果③ 商品に関する問い合わせ対応にかかる時間がほぼゼロになった

という3つの効果を感じています。

まず、電話・FAXで受注することによって起きるミスが削減できたのは、大きな効果のひとつです。

CO-NECTが操作しやすいという理由で、たくさんのお客様が電話・FAXからCO-NECTに移行してくださいました。

ーー結果的に電話・FAXでの注文が減り、比例して受注ミスも減ったということですね!

次に、注文フォームが統一されたことにより、販売管理システムへの入力ミスも削減できました。

基幹システムがAPIでのデータ連携やCSVでのデータ取り込みに対応していない為、CO-NECTでの受注分も「CO-NECTからプリントアウトした注文書を確認して、販売管理システムに入力する」という方法で管理しています。

そのため、現在も「販売管理システムに手入力する」という作業自体は変わっていないのですが、電話・FAXをメインで受注していた頃より、かなり入力ミスを減らせました。

今までは、

  • お客様が商品を「正式名称」ではなく、呼び慣れている「通称」で注文してくる
  • 注文数の単位を統一できておらず、お客様によって「1ロット」「1,000個」など、注文単位が異なっている

といった原因で入力ミスが起きていました。

しかし、CO-NECTを使えば発注フォームでの注文になるため、商品名・注文数の単位は自由入力ではありません。リストの中から選択したり、最初から入力してあるという形になるため、商品名や注文数の単位を間違えること自体が発生しないのです。

加えて、発注フォームには商品の「正式名称」と一緒に、お客様が使っていた「通称」も記載できるため、お客様が混乱することもありませんでした。

CO-NECTの統一された発注フォームを利用することで、確認も簡略化でき、チェックの負担もかなり減らせました。

ーー確かに、決まったフォームだと「チェックしなければいけない場所」も同じなので、チェック作業の漏れが減らせると思います。

最後に、商品の問い合わせ対応にかかる時間は、ほぼゼロになりました。

CO-NECTでは、発注フォームに単価・在庫の有無・最低発注数など、さまざまな情報を記載できます。お客様が問い合わせてくる情報を事前に発注フォームに載せておくことで、問い合わせはほとんどなくなりました。

在庫数も、商品ごとに設定しておくことで受注と連動して更新されるため、常にリアルタイムの情報を反映できます。

商品に関する詳細な情報も掲載できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の日野折箱店様の画面とは異なります)

また、当社は取り寄せ品など受注から納品までに数日かかる商品もあり、商品ごとの納期を発注フォームに掲載できるのも助かっています。

細かい内容の問い合わせがなくなることで、経験の浅い社員でもつまづくことなく、受注業務をスムーズに進められるようになりました。

Q.そのほかに、想定していなかったCO-NECT導入の効果はありますか?

「受注内容を、いつでもどこでも携帯電話で確認できる」ことは、導入するまで想像していなかったメリットです。

当社では、商品を「本社」と「無人の倉庫」の2か所で管理しています。

これまでは、倉庫で管理している商品を取りに行くとき、本社で受注内容を確認する必要がありました。そのため、倉庫の近くで別の仕事をしていた場合でも、一度本社に戻らなければいけなかったんですよね。

CO-NECTでの受注なら受注内容を携帯電話で見られるため、本社に一旦戻るということもなく外出先から倉庫へ直行できます。その結果、本社に受注内容を確認しに行くという無駄な時間も削れました。

まだ電話・FAXを使った注文もありますが、一度CO-NECTを使えば、その便利さに気づいていただけると思います!今後はCO-NECTでの受注を増やしていきたいと思っています。

ーー本日は、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました!