飲食業 長谷観光株式会社 様 月150時間の受発注業務時間が半分に短縮!紙の使用量削減・テレワークの実現も 入力業務の負荷軽減発注書作成の効率化

解決した主な課題

・食材を取引先に発注するための業務に膨大な時間がかかっていた
・資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じていた

今回お話を伺ったのは、都内の料亭「つきじ治作」などを運営している長谷観光株式会社様です。

食材などの受発注業務を担当している同社 資材課の飯岡様は、

1. 取引先への発注業務に膨大な時間がかかる
2. 資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じる

という2つの課題を抱えていたそうです。この課題を解決するためにCO-NECTを導入した背景や、導入後の効果について伺いました。

受発注業務に毎月150時間も費やしていた

Q. 事業内容を教えてください

当社は、昭和6年創業の料亭「つきじ治作」やその姉妹店「銀座・治作」の運営をしています。料亭の名物は、一子相伝の“水たき”。水たき番と呼ばれるたった一人の職人が、代々味を受け継いできました。

お店で味わっていただいていた我々自慢の料理は、現在、お弁当の宅配・テイクアウトなどの形でもお届けしています。

80年前から味を引き継いできた、治作自慢の水たき

Q. CO-NECTを導入する前は、どのような課題を抱えていましたか?

料亭で必要な食材などを発注する上で、以下のような課題がありました。

1. 取引先への発注業務に膨大な時間がかかっていた
2. 資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じていた

ーー1つ目の「取引先への発注業務に膨大な時間がかかっていた」ことについて詳しく教えていただけますか?

取引先へ必要な食材を発注するとき、以下のフローで業務を行っています。

  1. 調理場の刺身担当・焼き物担当・煮物担当など、各セクションの担当者が必要な食材をメモに手書きする
  2. 料理長が各セクションからメモを集めて「必要な食材リスト」を手書きで作成。本社の資材課へFAXで送信する
  3. 資材課が料理長からのFAXを確認し、取引先ごとにメール・FAX・電話などで発注する
調理場⇔本部での受発注フロー

このフローでは手書きの作業が多いこともあり、調理場と資材課でそれぞれ2時間以上を要していました。これは月に換算すると、会社全体で受発注業務におよそ150時間かかっていたことになります。

ーー月150時間はかなりの工数ですね…。2つ目の「資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じていた」ことについても伺えますか?

料理長から送られてきたFAXを資材課でチェックする際、文字が潰れていて食材名が読めないことがありました。不明瞭な部分は調理場に確認の電話をしなければならず、お互い手間がかかり困っていました。

ほかにも、調理場からのリストに「緑の輪ゴム」と書かれていても、緑の輪ゴムの正式名称がわからず発注書に書けない、ということも起こります。慣れた社員ならすぐにわかりますが、新入社員はまずそれを調べるところからスタートしなければなりません。

ーー受発注作業には、経験や慣れが必要なんですね。

おっしゃる通りです。発注する魚の名前が漢字で記載されていて、資材課の担当者が読めないなんてこともありました。資材課で受発注を担当するには、ある程度経験を積まないといけなかったんです。

ーーここまでは「資材課→調理場」の確認の話でしたが、反対に「調理場→資材課」の確認もあったのですか?

調理場から資材課へは、納品された食材に関する確認がありましたね。
資材課は発注を終えた後、“どの取引先へ”“何を”“いくつ”発注したのかを紙にまとめ、調理場へFAXしていました。ただ、注文を取りまとめるのに時間がかかるため、別の業務で忙しいとFAXできないこともあったんです。

資材課からのFAXがないと、調理場は「当日、どの取引先から何が納品されるのか」が把握できません。そこで「発注したはずの玉ねぎが青果店から納品されない」といったことが起きると、資材課に「玉ねぎが納品されなかったけど、発注が漏れてませんか?」と確認の連絡が入ります。

野菜の発注はいくつかの取引先に分けて発注しているので、調理場からの問い合わせに対しては「玉ねぎは別のお店から納品されます」と回答します。このような無用なやりとりが頻繁に発生していました。

画面が見やすく、コストも抑えられることから、CO-NECTの導入を決定

Q. 受発注システムを探すことになったきっかけを教えてください

資材課の受発注業務に膨大な時間がかかっており、その状況を見かねた会長が業務改善を指示したことがきっかけです。受発注業務を効率化するため、受発注システムの導入を検討するようになりました。

ーーシステムを導入するにあたり、重視したポイントはありますか?

“調理場から直接取引先へ発注”ではなく、“調理場→資材課→取引先”の流れで発注したいと考えていました。調理場からの発注内容を資材課できちんとチェックし、取りまとめたかったためです。

間に資材課が入って運用できるシステムで考えると、当初は15社あった候補の中から5〜6社に絞られました。

Q. 最終的にCO-NECTを選んでいただいた理由を教えてください。

当社がCO-NECTを選んだ理由は以下の2つです。

1.画面が見やすいこと

2.コストが抑えられること

ーー1つ目の理由の「画面が見やすいこと」について詳しく教えていただけますか?

“画面の見やすさ”は当社が受発注システムを選ぶ上で最も重視していた点です。

調理場の料理人には、紙での発注に慣れたベテランの方も多く、発注作業の電子化に違和感を持ってしまうことを懸念していました。そのため、普段パソコンやタブレットなどの機器に苦手意識がある方でもとっつきやすい、見た目のシンプルなシステムが好ましかったんです。

CO-NECTの管理画面はシンプルで、誰でも使いやすいことを目指している

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の長谷観光様の画面とは異なります)

ーー2つ目の理由だった「コストが抑えられること」についてもお伺いできますか?

導入を決定した要因としては、コスト面も大きかったです。比較するシステムによっては、CO-NECTの料金はその半額ほどでしたからね。長く使い続けるにあたり、コストは抑えられるに越したことはありませんので、その点も魅力に感じました。

CO-NECTを導入して受発注業務にかかる時間が半減!紙の使用量も激減した

Q. CO-NECTを導入した効果はいかがでしたか?

私が実感している効果は、以下の3つです。

1.受発注業務に要する時間を大幅に削減できた

2.手書きのメモや発注書の作成が不要になり、紙の使用量を削減できた

3.発注作業がCO-NECTで完結するようになり、テレワークが可能になった

ーー1つ目の「受発注業務に要する時間を大幅に削減できた」ことについて詳しく教えていただけますか?

CO-NECTを導入したことで、資材課と調理場で月150時間ほど要していた発注業務が、およそ半分の時間でできるようになりました。

調理場の各セクション担当者が必要な食材をタブレットで入力するようになったため、

  • メモを手書きで作成する
  • 料理長が各担当者のメモを取りまとめる

などの作業が不要になり、発注にかかる時間が大幅に短縮できたんです。

ーー調理場では大きな効果があったようですね。資材課の方ではいかがでしたか?

資材課では、CO-NECTの「受発注連動機能」を活用しています。この機能によって、調理場からの発注内容を素早く各取引先へ転送できるようになりました。以前は手書きのメモを元に発注書を作成していたことを考えると、この業務も劇的にスピードアップしています。

資材課で調理場からの注文を確認後、ボタン一つで取引先に発注できる

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の長谷観光様の画面とは異なります)

また、CO-NECTから取引先に発注する画面をカスタマイズして「備考欄」を入れてもらいました。備考欄には「きゅうり細め」「さより中サイズ」などと記載して、取引先にこちらの細かい要望を伝えられるのでとても便利です。

ーーCO-NECTを使うようになり、以前と異なる発注書の形式に抵抗のある取引先様はいらっしゃいませんでしたか?

そのような声は特にあがりませんでした。以前は専用の発注書を指定されていた取引先の方々も「CO-NECTで自動作成される発注書は見やすいから、今後はこちらで問題ない」とおっしゃっていただけました。

今では130社ほどの取引先があるうちで、CO-NECTを使っていないのは1,2社ほどしかありません。

ーー導入前の課題として挙げていた「資材課・調理場間の確認作業」は減りましたか?

CO-NECTを導入してから、調理場から資材課への連絡はすべてシステム上でおこなっているため、発注内容が明瞭になりました。FAXの字が潰れて「どの食材が必要なのかわからない」ということがないため、資材課から調理場に確認の電話をする機会はほとんどありません。

ーー「資材課→調理場」の確認連絡がなくなったんですね。

また、確認作業が少なくなって業務内容がシンプルになったことで「資材課に新しく配属された社員の独り立ちが早くなった」という意外な効果もありました。

調理場でも、料理長が間に入らなくなったことで、各セクションの担当者が「どの食材がどれほど必要か?」と以前よりも真剣に考えるようになりました。若手・中堅スタッフの経営参画意識が飛躍的に高まったと感じています。

ーー「調理場→資材課」の確認作業も削減できましたか?

調理場から資材課に来ていた納品内容に関する確認もなくなりました。
CO-NECTを使うと、資材課が各取引先に発注した内容を簡単にCSV出力できるため、これを毎日調理場へFAXで送っています。調理場としては“どの食材”が“どこの取引先”から送られてくるのか正確に把握できるため、わざわざ資材課へ確認する必要がなくなったようです。

発注内容は出力する項目を選択して簡単にCSV出力が可能

(画面は弊社テスト環境の画面となります。実際の長谷観光様の画面とは異なります)

ーー2つ目の「手書きのメモや発注書の作成が不要になり、紙の使用量を削減できた」ことについても詳しく教えていただけますか?

従来は調理場で必要な食材を手書きで取りまとめたり、取引先へFAXで発注するために注文書を印刷したりしていたので、毎日大量のコピー用紙を消費していました。

CO-NECTを導入してからすべてシステム上で完結するようになり、受発注業務はほぼペーパーレスでおこなえています。毎日50枚以上の紙を使用していたので、今はひと月あたり1,500枚以上節約できている計算になりますね。

FAXによる発注もCO-NECTを通じてオンラインでできるようになり、通信費も削減できています。

ーー最後の「発注作業がCO-NECTで完結するようになり、テレワークが可能になった」ことについてもお聞かせください。

以前は複合機に接続されている特定のパソコンでないと、受発注業務ができませんでした。
CO-NECTを導入してからは、システムにログインできればどのパソコンでも受発注ができるようになりました。もちろん、タブレットでもスマートフォンでも業務が可能です。

資材課の社員はどこにいても受発注業務ができるようになり、テレワークを実現できました。

今後はCO-NECTを会計システムと連携させて、さらに業務効率化を図りたい

Q. 今後のCO-NECTの活用方法に関する展望を教えてください

受発注業務はかなりスピードアップできたので、これからは売上管理などの会計業務の効率化を図っていきたいと考えています。

現在、当社で使っている会計システムとCO-NECTは連携していないので、売り上げ情報などは手入力で管理している状況です。CO-NECTを会計システムと連携させている事例もあると伺ったので、当社でも連携して効率化を実現したいですね。

ーー会計システムとCO-NECTの連携については、いつでもご相談ください。本日は、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました!