今回お話をお伺いしたエコムーバー様は、除菌水を製造・販売されてるメーカーさんです。感染症の流行もあり注文数が急増したことで受発注システムへの移行を考えられた同社。
インタビュー時はCO-NECT（コネクト）導入後1か月も経っていませんでしたが、CO-NECTでの受注への移行率は70％を実現していました。今回はそんな同社にCO-NECT導入の経緯と発注側にWEB発注に切り替えてもらうコツをお伺いしました。

導入前の課題

・紙ベースの受注処理では対応漏れなどのヒューマンエラーが発生してしまう　
・とにかく急いでペーパーレス化を実現したい

FAXやメール処理で発生するヒューマンエラーに困っていた時に見つけたのが受発注システムでした

Q. 貴社の事業内容を教えてください。

企業向けに除菌水の製造・販売を行っています。当社の除菌水はサービス店、小売店から一般企業のオフィスまで、幅広い場所で使用されています。今年のはじめに感染症が流行したことから、需要が一気に増え、当社の受注量も一時は対応が追い付かない程に急増しました。

Q. 注文数の急増が受発注システムを検討するきっかけになったとか？

そうですね、従来はメール、FAXで受注をしていたのですが、春ごろに受注量が膨れ上がってしまいまして。大変ありがたいことですが、急な受注量の増加にFAXやメールではとても対応しきれなくなったのです。受注対応スタッフは1名ですし、これはなんとか効率的な方法を考えないとまずいぞ、となりまして。

Q. 具体的にはどういった問題が発生したのでしょうか？

メールで来た注文はプリントアウトして、それまでは全て紙ベースで注文対応をしていました。ですが紙ベースだと、どうしても対応漏れが発生したり、メールで来た注文をプリントアウトし忘れてしまったりとヒューマンエラーが発生してしまって。いかんせん急な注文増だったので、それだけの大量の注文をどう捌けばいいのか社内にノウハウがなく、困っていた時に見つけたのが受発注システムでした。

Q. 受発注システムを複数社検討された中で、CO-NECTを導入された理由はなんでしょうか？

ずばり対応スピードの早さと費用ですね。どんなに説明を受けたりデモを触ってみても、やはりシステムは実際に「導入してみないと分からない」部分もあるじゃないですか。その点CO-NECTの価格ならとりあえず使ってみて当社の業務にマッチしているかの検証も可能だなと。

あと資料請求した後の対応も早く助かりました。当時はとにかく急いで受注業務のペーパーレスを実現したかったので、即商談や導入サポートの日程を組んで頂ける姿勢を見て、スピード感のある会社なのだなと好感が持てました。

Q. CO-NECTを導入されてメリットはありましたか？

受注漏れ、対応漏れがなくなったことが一番の大きなメリットです。メールやFAXだと他のメールに埋もれてしまったり、注文書が他の書類に紛れてしまったりと受注漏れが発生していましたが、CO-NECTなら画面に受注情報が一覧表示されるので、見逃すことがありません。また「受付中」「出荷済み」といった対応状況が可視化されていてスタッフ間で共有できるので、対応漏れもなくなりました。

「システムに一本化します」とお願いすると有難いことに受け入れてくれる取引先が多かった

Q. 発注側はスムーズにCO-NECTを利用して下さりましたか？

例えばFAXやメールに受注方法を一元化するとなると、やはり「うちは電話がいい」とか「どうしてFAXじゃダメなんだ」とか色々お叱りの声を受けると思いますが、「システムに一本化します」と言うと有難いことに受け入れてくれる取引先が多かったですね。

取引先もこういったシステムを入れる便利さを分かってるので受け入れてくれたんだと思います。実際、CO-NECTでの発注に切り替わってから「前より発注しやすくなった」と喜びの声を頂くこともあります。注文の度に長い商品名や商品番号を入れるのが面倒だったようで、数量を入れるだけで頼めることを喜ばれていました。

Q. 発注企業様にWeb発注に切替えてもらう秘訣はなんでしょう？

粘り強くお願いする必要はありますね。CO-NECTは発注者のメールアドレス宛てに招待メールを送り、記載されているURLから発注側がCO-NECTを使えるようになるのですが、メールを送って数日経っても登録がなければ電話をして、CO-NECTに切替えてくれるようお願いをしています。「招待メールを送りっぱなしで終わり」ではなく、なぜ使ってくれないのか、理由があるのかそれともただ登録を忘れているだけなのか、ちゃんと確認して対応していく必要はあると思います。登録さえしてもらえれば後は楽になることが分かっているので、ここは多少めんどうでもきっちり対応していかなければと。

Q. WEB発注に対する抵抗を感じる方はいらっしゃいませんでしたか？

当社のお客様は当たり前にメールを使う方がほとんどなので、WEB発注への抵抗感を口にされる方は特にいらっしゃらないですね。もちろん、業務フローを変えるのに稟議が必要だったりとすぐにはCO-NECTに切り替えれない取引先もありますが、そういった企業には周辺部署への説明も含め、粘り強くお願いしていくつもりです。

ポイントは、電話でお願いするときに発注側のメリットを伝えることだと思います。いちいち商品名や商品番号を書いたり、FAXで送信する必要がないというのは、間違いなく発注側にとってもメリットになると思いますから。