食品製造・販売 クラウン製パン株式会社 様 FAX書類の仕分けがなくなり、受発注にかかる時間が3分の1に!Web上で受注情報を共有し、業務負荷もミスも削減 入力業務の負荷軽減受注方法の統一発注書作成の効率化

解決した主な課題

・FAXで届いた発注書の仕分けに時間がかかっていた
・FAX用紙の取り違えなどで受注漏れが起こっていた
・大量のFAX用紙を消費していた

今回お話をお伺いしたのは、北九州市を中心にパンの店舗販売、学校給食への提供をおこなっているクラウン製パン株式会社様です。

お客様や店舗からの発注をほぼFAXで受け付けていた同社は、FAXによる弊害をいくつも抱えていたといいます。CO-NECTを導入した背景や導入後の変化について、同社 物流営業部門 岡本健吾様にお伺いしました。

FAXでの受注は手間がかかり、ミスも起こりやすいことが課題だった

Q. 事業内容を教えてください

当社は1948年に創業したベーカリーです。北九州市内にある店舗で焼き立てパンを販売するほか、北九州市や近郊の7つの自治体に学校給食のパンを供給しています。

最近では、ミニクロワッサンのお店「ミニヨン」も展開しており、関東でもご存知の方がいらっしゃるかもしれません。手作業にこだわり、機械では再現できない「外はサクッと、中はモチッと」の2つの食感を楽しめるのが特徴です。

北九州市にあるクラウン桃園店は、ケーキや焼き菓子なども充実

CO-NECTを導入する前にはどのような課題がありましたか

お客様や店舗からの受注をFAXでおこなっていたため、一つのFAX機に注文情報が集中し、さまざまな弊害が出ていました。具体的には、以下の3点に課題を感じていました。

課題① FAXで届いた発注書の仕分けに時間がかかっていた

課題② FAX用紙の取り違えなどで受注漏れが起こっていた

課題③ 大量のFAX用紙を消費していた

1つ目の課題は「FAXで届いた発注書の仕分けに時間がかかっていた」ことです。

FAXで届いた発注書を「工場に製造依頼するもの」「本部から出荷するもの」など、部署ごとに仕分ける作業にとても時間がかかっていました。仕分けの担当が一人だったので、作業が追いつかない状態でした。

2つ目の課題は「FAXの取り違えなどで受注漏れが起こっていた」ことです。

届いたFAXの仕分けが追いつかず、各部署の担当者が自分で確認して持っていくこともありましたが、間違えて担当ではない分まで持っていってしまうミスが起きていました。そのことにすぐに気付けなかった場合、FAXが行方不明になり受注漏れに繋がります。

また、FAXだと「文字が潰れて読めない」「トラブルでFAXが受信できない」といったことも起こり得ます。FAXを持っていないお客様からは電話での受注もしていましたが、そうすると聞き間違い等の問題もありました。

3つ目の課題は「大量のFAX用紙を消費していた」ことです。

以前は大量のFAXが届いていたので、A4のコピー用紙を1日に1,000〜1,500枚消費するのが当たり前だったんです。紙の消費量が多いことは、コスト面でも、SDGsの観点からも課題を感じていました。

FAXの未着や取り違えによる受注漏れ、FAX用紙の大量消費などの問題があった

導入の決め手は「使いやすさ」と「事前準備の簡単さ」

Q. いくつかのシステムを検討し、CO-NECTを選んでいただいたのはなぜですか?

導入するまでに、CO-NECTを含め3つの受発注システムを比較検討しました。その中でCO-NECTに決めた理由は「使いやすさ」と「事前準備の簡単さ」です。

CO-NECTは、ボタンが大きく直感的に操作しやすい画面なので、誰でも使いやすいと感じました。私自身もパソコンに詳しい方ではありませんが、実際に使ってみると難しいことは全くなく、すぐ操作できるようになりましたね。

また、CSVファイルを利用して取引先や商品の一括登録ができるので、導入前の事前準備が簡単なことも魅力的でした。

ボタンが大きく直感的に操作しやすい画面デザイン

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際のクラウン製パン様の画面とは異なります)

Q. 取引先はスムーズにCO-NECTでの発注に切り替えてくれましたか?

現在は、発注元の9割にCO-NECTを利用して発注していただいています。CO-NECTは発注側の操作も簡単なので、基本的には皆さん理解を示してくださり、スムーズに切り替えていただいています。

使い方がわからないというお客様には、直接お会いして使い方をご説明することもありました。実際に画面を見て一緒に操作しながらご説明すると「これなら簡単そうだから使ってみようかな」とおっしゃいますね。

ーーお取引先がCO-NECTの導入に難色を示すケースはありましたか?

「今まで通り、FAXや電話で注文したい」というお客様もいましたが、そういったお客様にも粘り強く説明すればご理解いただけました。操作マニュアルをお渡しして「この機能だけ使えれば注文できますよ」と操作の簡単さを説明したのも効果的だったと思います。

それでも切り替えが難しいお客様はいらっしゃいます。とはいえ、全体的なFAXや電話の数が減ればミスも減りますので、そうしたお客様には無理強いせず、まずは切り替え可能なお客様から切り替えていただくのが良いのではないでしょうか。

受注業務にかかる時間が従来の3分の1に!受注ミスの防止、ペーパーレス化にも効果

Q. CO-NECTを導入されて、受注業務はどのように変わりましたか?

FAXでの受注で問題になっていた点を解決できました。

効果① FAXの仕分け作業が不要になり、業務効率化できた

効果② 受注漏れがなくなり、売り逃しを防止できた

効果③ 受注業務をペーパーレス化できた

1つ目の効果は「FAXの仕分け作業が不要になり、業務効率化できた」ことです。

以前は受発注作業に1日3時間かかっていたのですが、今は1時間に削減できています。月あたり60時間削減できたことになるので、かなり大きな効果ですね。担当者がFAXの仕分け作業にかかりきりになることなく、他の業務に時間を使えるようになりました。

2つ目の効果は「受注漏れがなくなり、売り逃しを防止できた」ことです。

担当者が直接パソコン上で受注情報を確認できるので、以前のように届いたFAXが行方不明にならず、受注漏れを防げるようになりました。また、FAXの不具合によるトラブルの心配もありません。お客様にご迷惑をおかけすることがなく、当社としても売り逃しを防止できています。

3つ目の効果は、「受注業務をペーパーレス化できた」ことです。

FAXに使用していた紙が不要になり、大幅に紙の消費量を削減できました。具体的には、一日あたりA4のコピー用紙1,000枚程度の節約になっていますね。コスト面、環境負荷の面からペーパーレス化できたことは嬉しいです。

創業以来「安心安全で美味しいパン」を日々の食卓にお届けしている

Q. ほかに便利だと感じている機能はありますか?

色々ありますが、特に以下の点が便利だと思います。

受注情報を絞り込み検索できること

お客様や店舗のスタッフと注文情報を共有できること

発注側からの操作も簡単にできること

発注の取り消しも画面に出るので分かりやすい

まずは「受注情報を絞り込み検索できる」点です。

キーワードを入力することで、発注元、納品希望日、未出荷などで絞り込みできます。例えば、明日納品希望の情報を絞り込み検索することで、未出荷の商品があればすぐに気づけるようになり、発送漏れを防ぐことができています。

取引先名や納品希望日などで絞り込むことができる

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際のクラウン製パン様の画面とは異なります)

次に「お客様や店舗のスタッフと注文情報を共有できる」点です。

注文内容を電話で確認する際、どちらかが発注時のFAX用紙を手元に持っていないと、紙を探して確認しなければなりません。CO-NECTならWeb上で過去の履歴を含めて情報を共有できるので、お互いに同じ情報を見ながら話すことができ助かっています。

また、「発注側からの操作も簡単にできる」点もポイントです。

受注側だけでなく、発注側が使う場合も操作が簡単なので、店舗で発注する際、店長だけでなくアルバイト社員でも発注業務ができるようになりました。発注履歴も店舗内で共有されるので、別の社員が重複して注文してしまうこともなくなり、フードロスの削減にも繋がっています。

最後に「発注の取り消しも画面に出るので分かりやすい」点です。

発注側の画面から「キャンセルリクエスト」を送っていただくと、受注側の画面に「キャンセル希望」と表示され、承認するとキャンセルが成立するシステムになっています。「お客様から発注取り消しの連絡があったのに、伝達がうまくいかず間違えて出荷してしまう」といったことも起きず安心です。

受注側の画面で注文取消しの承認または拒否を選ぶことができる

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際のクラウン製パン様の画面とは異なります)

Q. 最後に、CO-NECTの導入を検討されている方へ一言いただけますか?

CO-NECTを使いWeb上で受注データを管理することで、お客様の要望が正確に把握できるようになりました。最初は取引先や商品の登録が必要ですが、簡単にできますし、その後も受注作業にかかる手間や負担が減るのでとても楽になります。

業務上の課題を解決するためには、色々なことに積極的に取り組んでみることが大切です。CO-NECTは無料で使えるプランもありますので、受発注でお悩みの方はまずはそういったプランで試してみるのはいかがでしょうか?

ーー本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました!