製造小売業 株式会社美十 様 業務時間を月間200時間削減!「おたべ」で有名な老舗製菓メーカーが受発注システムを導入した理由とは? 入力業務の負荷軽減帳票類の管理

解決した主な課題

・FAX確認やシステムへの入力業務に大きく時間が取られている
・入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい
・過去の注文書を探すのが大変

本日お話をお伺いしたのは、京都の定番菓子「おたべ」で有名な京都の老舗製菓会社、美十様です。

昭和41年につぶあん入り生八つ橋を生み出して以来、目にもおいしい「京ばあむ」や“さくさく”感が楽しい「大阪さくさくワッフル」など、人気菓子を多数世に送り出されていらっしゃる美十様。そんな同社に、受発注システムCO-NECT導入の経緯や、活用方法をお伺いしました。

CO-NECTに決めたのは、画面がシンプルで使いやすかったから。

Q. 事業内容を教えてください。

1938年の創業以来、「おいしさをはこび、よろこびを創る」を企業理念としてお菓子の製造・販売をしています。主力製品の「おたべ」や「京ばあむ」の他に、ラスクやフィナンシェ、ショコラなど商品ラインナップは約500個にも及びます。販売店は関西を中心に、全国で約300店舗程あり(内直営店は約30店舗)、9月には那覇の国際通りにバナナスイーツ専門店がオープンしました。バナナを40%以上練りこんだ「しあわせのバナナパン」をはじめとして、食べ歩きメニューやお土産商品もあり、ご家庭用、贈答用など、用途に合わせて楽しんで頂けるラインナップをご用意しました。

また8月にはグランスタ東京内にランドグシャ専門店をオープンしました。‟ふわシャリ感”が新しいラングドシャ「美結菓」が、新食感スイーツとしてご好評頂いております。

Q. 「美結菓」はこし餡が挟まれた「和」とキャラメルが挟まれた「洋」がありますが、ラングドシャの常識を覆すラインナップですね。

それまで焼いていた八ツ橋を、焼かずにつぶあんを入れて「つぶあん入り生八つ橋 おたべ」として浸透させた弊社ならではの商品だと思います。伝統的なものと新しいもの、和のものと洋のもの、私たちとお客様、それらを美味しさで結びたいという想いから生まれた新感覚のラングドシャです。シャリシャリ生バターシュガーとしっとりこし餡のハーモニーを楽しんで頂ければと思います。

美十の代表商品である「おたべ」

Q. 受発注システム導入のきっかけを教えてください。

受発注システム導入前は、全てFAXで受注していました。

おかげさまで多くの販売店が当社の商品を販売して下さっているので、膨大な注文書を取りまとめるのは大変でしたね。スタッフが3~4名で、シフトで交代しながら受注業務を行っていたのですが、受注から出荷指示までに多大な時間を費やしていました。FAXがスタッフの隣の部屋に設置されている為、スタッフがこまめにFAXが届いていないかを確認する作業も余計な工数として発生しており、何とか効率化できないだろうかと考えたのがきっかけとなりました。

Q. 業務時間の他に、ヒューマンエラーも問題となっていたとか?

やはり発注書を一枚一枚手入力でシステムに入れるのは大変な作業で、数量の入力ミスなどが度々起こっていました。ミスを発見して修正するのも時間がかかりますし、気づかずに間違った商品を出荷してしまうと販売店に迷惑がかかるので、なんとか削減できないかと。

本社工場に併設されているおたべ本館(京都府十条駅近く)

Q. 数ある受発注システムの中でCO-NECTをお選び頂いた理由は何ですか?

インターネットで受発注システムについて検索したところ、無料から利用ができるCO-NECTを見つけて会員登録をしたのがCO-NECT導入のきっかけです。

受注頻度や商品数の関係から有料プランを検討した際に、複数の他社システムと比較をさせてもらったのですが、CO-NECTのUI(※1)が非常に分かりやすく、シンプルで見やすい画面だったのが決め手となりました。

やはり発注側である販売店に使ってもらう以上、発注者にとって「かんたん」で「使いやすい」ことは必要不可欠ですよね。
また初期費用が無料で発注側は無料で利用できるというコスト面でも、CO-NECTは優位性が高かったです。

ボタンが大きく見やすい画面が選定のポイントに 
(商品は弊社デモ画面のサンプル商品です。美十様の商品との関連性はございません)

業務時間が削減されただけでなく、ペーパーレスやデータ活用などのメリットも

Q. CO-NECTを導入されて、受注業務は効率化されましたか?

かなり効率化されました。

①受注内容をデータで受信できるので、システムへの転記作業がなくなったこと。
②わざわざFAXを取りに行く必要がなくなったこと。

この2つが非常に大きいと思います。

CO-NECTの受注内容を基幹システムに取り込めるよう設定したので、CO-NECTで受注した内容については入力業務が一切なくなりました。これらの業務が無くなったことでどのくらい業務時間が削減されたのか試算してみたところ、1か月で200時間も削減されていることが分かり、僕自身も驚きました(笑)

Q. 受発注システムによる効率化はスタッフにも好評だとか?

事務スタッフは受注業務だけでなく、製造への指示や在庫管理、出荷など幅広い業務を受け持っているために、1人あたりの業務量が多くなってしまう問題がありました。CO-NECTを導入してからは転記作業やFAX確認作業が削減され、他の業務へ時間を充てられるようになったのでスタッフにも喜ばれています。

販売店でCO-NECTから発注頂いている様子

Q. 受注業務がペーパーレス化されたこともメリットがあったとか?

それまで発注書は全て紙だったので月ごとに段ボールに保管していました。量が多い為、お取引先様や販売店ごとに分けるのも大変で、過去の伝票確認が必要になった際は該当の発注書を探し出すのに苦労していましたね。

受発注システムなら検索で簡単に該当データを検索できるので、必要な情報にすぐアクセスできるだけでなく、ファイリングや仕分け作業もなくなり業務が時短化されました。発注予測を立てる時などにも、過去の発注履歴を参考にすることがありますが、やはりデータだと簡単に確認できるので、より受発注データを活用しやすい環境になったと思います。

発注CO-NECTで確認できる発注レポート抜粋
(商品は弊社デモ画面のサンプル商品です。美十様の商品との関連性はございません)

Q. 自社店舗から取引先へ、受注手段を段階的に切替えていかれるとか?

導入後、まずは自社店舗のオペレーションをCO-NECTに切替えました。お取引先様へは今後徐々に案内を進めていくところですが、現時点の、自社店舗と本部間での利用でも既にCO-NECT導入の費用対効果は出ています。CO-NECTは有料プランでも月1万円弱から利用できるので、200時間の業務時間削減に比べたら、投資額の方が安価ではないかと。

Q. 受発注システム導入を検討中の方に一言お願いします。

メーカーの場合、お取引先様である問屋さんが自社システムを持っていることも少なくないかと思いますが、まずは社内での受発注業務をDX化する所から始めてみるのも有りだと思います。今後もルーティンワークや単純作業を減らしていくことで生産効率を向上し、より良い商品を皆さまにご提供できればと思っています。

インタビューにご協力頂いた経営管理部の橋本様