今回お話を伺ったのは、化粧品や美容機器などの製造・販売をおこなうCLALA JAPAN株式会社様です。

2年前から店舗への卸売を始めた同社は、FAXで注文を受けていたため、発注書の管理にまつわる2つの課題を抱えていたそうです。CO-NECT（コネクト）を導入した背景やその効果について、同社 森脇 藍有（もりわき・あゆ）様にお聞きしました。

FAXによる受注業務に手間がかかっていた

Q. 事業内容を教えてください

当社は化粧品などの製造・販売をメイン事業としています。店舗での販売と同時に、2年前から美容院への卸売を始めました。直営のエステサロン・ヘアサロンなども運営しており、当社のスキンケア商品やヘアケア商品もお試しいただけます。

Q. CO-NECTを導入する前、どのような課題がありましたか？

FAXで注文を受付していたとき、発注書にまつわる2つの課題がありました。

1. FAXで届く紙の発注書の管理に手間がかかっていた

2. 発注書の更新作業に手間がかかっていた

卸売を始めたばかりの頃は、受注件数が少なかったため、注文をFAXで受付することにしました。しかし、少しずつたくさんの店舗様から発注を受けるようになり、かなりの手間がかかるようになってきたんです。

ーー1つ目の「FAXで届く紙の発注書の管理に手間がかかっていた」ことについて、詳しく教えていただけますか？

店舗から直接FAXで発注が来るため、「紙の発注書」の管理が大変でした。
万が一発注書を紛失した場合、注文内容がわからなくなり、希望通りの商品をお届けできなくなってしまいます。過去の発注書を含め、管理には神経を使っていました。

また、紙の発注書をファイリングする手間がかかることや、保管のためにスペースを確保することにもストレスを感じていました。

ーー2つ目の「発注書の更新作業に手間がかかっていた」ことについてもお聞かせいただけますか？

紙の発注書の更新作業にかなりの手間がかかっていました。
例えば、卸価格に変更があった場合、発注書の金額を修正し、発注元の各店舗に新しい発注書を送らなければいけません。加えて、2カ月に1回新商品が発売されるため、都度の更新作業にわずらわしさを感じることもありました。

また、店舗に新しい発注書を送っているにも関わらず、古い発注書で注文が来てしまうこともあり、確認の連絡をするケースも発生していました。

ーー紙の発注書だと、バージョン管理が大変ですよね。

おっしゃる通りです。ほかにも、品切れの商品については欠品のお知らせをするのですが、発注書には記載されているため、注文が来てしまうということもありました。

シンプルなUIと簡単な操作性が導入の決め手に

Q. CO-NECTを導入した決め手を教えていただけますか？

UIがシンプルで、見るからに「簡単に操作できそうだな」と思えたことが決め手です。
実際に導入してみても、直感的に使えるため、操作に困ることはありませんでした。

発注書にまつわる手間を削減できた

Q. CO-NECTを導入し、どのような効果を感じましたか？

CO-NECTを導入して、発注書に関して大きな効果を2つ感じました。

1. 紙の発注書の管理が不要になった

2. 発注書の更新作業が簡単になった

ーー1つ目の「紙の発注書の管理が不要になった」ことについて、詳しく教えていただけますか？

発注書はすべてCO-NECTに集約されているため、紙の発注書を紛失する心配がなくなったことが大きな安心に繋がっています。過去の発注書も簡単に見返せるため、大量の紙の中から目当ての発注書を探す…といったこともありません。

また、発注書をペーパーレスにできたことで、保管スペースの確保も不要になりました。

お客様からも「発注書をすぐに見返せて便利」というお声をいただきました。
「以前注文した商品の名前がわからない」といった場合でも、CO-NECTから簡単に確認できます。

ほかにも、お客様が発注書を書き間違えたとき、以前なら訂正したり、最初から書き直したりという手間が発生していたと伺いました。それがなくなったことも喜ばれていますね。

ーー2つ目の「発注書の更新作業が簡単になった」ことについて、詳しく教えていただけますか？

発注書の更新作業にまつわる手間や時間を削減できました。紙の発注書だと、商品や金額に変更があったとき、エクセルのマスタファイルを修正し、各店舗に送って…という作業が必要になります。CO-NECTであれば、金額部分を直して終わりです。

新しい商品が発売された場合は一行追加するだけ、欠品があれば一行削除するだけなので、作業がとても簡単になりました。

加えて、CO-NECT上の発注書は常に最新の状態なので、古い発注書で注文が来ることもありません。付随する確認の連絡も不要になりました。

ーー以前は、発注書の更新作業にどれくらいの時間がかかっていたのでしょうか？

例えば金額に変更があった場合、発注書を修正して、全店舗に送って…という作業に1、2時間ほどかかります。1時間あれば30件くらいの発注作業ができますし、作業自体も毎月何度も発生していたので、この時間は大きな損失でした。

ーーその時間を短縮できたのは大きな効果ですね！ほかに、何か効果を感じたことはありますか？

金額に関する受注作業のミスがなくなりました。注文が来た時点でCO-NECT上で計算が済んでいるため、金額を間違えることはありません。

また、請求書を起こすため、注文の内容は販売管理システムにも入力していますが、その際に価格を照らし合わせて確認できるため、ダブルチェックの役割も果たせています。

受注作業の効率がかなりアップして助かりました。これからもCO-NECTを活用していきたいです。

ーー本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました！