飲食店 美点工場有限会社 海鮮中華 宮の森れんげ堂 様 電話注文からの移行で発注業務時間が半分以下に!発注ミスの防止やコスト削減の効果も 発注書作成の効率化誤発注の削減

解決した主な課題

・電話による発注業務に手間と時間がかかっていた
・発注時間分の人件費や、電話・FAXの通信費がかかっていた
・電話での言い間違いなどにより、発注漏れが起こっていた

今回お話を伺ったのは、札幌市にある広東料理のレストラン「海鮮中華 宮の森れんげ堂」を運営する、美点工場有限会社様です。
CO-NECTを導入する前は主に電話で発注をおこなっており、手間や時間がかかる、発注ミスが起こるなどの課題がありました。約4年前からCO-NECTをご利用いただいているオーナーシェフの広部 賢太郎様に、導入の経緯や感じている効果について詳しくお伺いしました。

電話による発注が原因で抱えていた2つの課題

Q. 事業内容を教えてください

札幌市にある広東料理のレストランを経営しています。心と体の健康をテーマにし、北海道の野菜や魚介を使った料理が特徴です。

オンラインショップもあり、本格的な点心・飲茶がご自宅でも楽しめるとお客様からご好評いただいています。

お一人さまからご家族・グループまで、ゆったりとお食事を楽しめる

Q. CO-NECTを導入する前にはどのような課題がありましたか

取引先への発注を主に電話でおこなっていましたが、2つの課題を感じていました。

課題1. 電話による発注作業に手間とコストがかかっていた
課題2. 言い間違いなどにより、発注ミスが起こっていた

1つ目は、電話による発注作業に手間とコストがかかっていたことです。

CO-NECT導入前の発注は、8〜9割が電話で、残りはFAXでした。発注のたびに電話をかける、紙に書いてFAXを送るという作業に手間がかかり、負担になっていたんです。

発注業務に時間がかかることで従業員の労働時間が長くなってしまうため、働き方や人件費の面でも課題を感じていました。

また、発注に使う際の電話やFAXにはもちろん通信費がかかります。これらの発注関連のコストを削減したいという希望もありました。

2つ目は、言い間違いなどにより、発注ミスが起こっていたことです。

電話やFAXで注文する際は、発注商品の一覧を用意していました。それを逐一確認しながら口頭もしくは紙に書いて注文していたので、書き間違いやミスの見落としなどが起こりやすくなっていました。

また、電話の場合は、数量や納品日を言い間違えてしまうこともあります。

そうした見落としや言い間違いが発注ミスに繋がってしまっていたため、ミスが起こりにくい方法はないだろうかと考えていました。

電話発注による手間や発注ミス、発注関連コストなどの課題があった

かんたんに導入でき、社員にも取引先にもすぐに浸透

Q. CO-NECTを知ったきっかけは何ですか?

今お話ししたような発注に関しての課題を感じていたので、発注業務を改善したいとずっと思っていました。

そこで、もっと便利な仕組みはないだろうかとネットで調べてみたときに見つけたのがCO-NECTでした。今から4年ほど前のことです。

Q. CO-NECTを選んでいただいた決め手は何ですか?

他の発注システムもいくつか検討しましたが、最終的にCO-NECTに決めた理由は3つありました。

1. コストがかからない
2. シンプルで分かりやすい画面である
3. PCでもスマホでも使える

まず、CO-NECTは発注する側はコストがかからない(※)という点です。無料で使えるので、まずは気軽に使ってみようと思えました。

(※発注する方は無料で利用可能。受注する方は、無償プランの他に受注回数が無制限になる有償プランあり)

次に、シンプルで分かりやすい画面である点です。各項目が大きく表示されているので、初めて見た人でも直感的に操作できます。これならスタッフも使いやすそうだと感じました。

シンプルで操作方法が分かりやすい画面デザイン

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の宮の森れんげ堂様の画面とは異なります)

最後に、パソコンでもスマホでも使える点です。端末を選ばず使えるのは魅力的でした。私の場合は、PCとスマホを半々くらいずつ発注に使っていますが、スタッフは全てスマホで発注しているようです。

ーーありがとうございます。LINEからも発注ができますので、スマホでの使い勝手も良くなっていると思います。ぜひご活用ください。

Q. 導入時に苦労された点はありますか?

スムーズに導入でき、苦労した点は特にありませんでした。

例えば「発注先がCO-NECTを導入しておらず、FAXでの発注に限る」といった場合でも、CO-NECTならインターネットFAXに変換して発注できるんです。取引先がCO-NECTを導入したり何か準備したりする必要がないため、特別な説明をしなくてもスムーズに切り替えられました。

ーー発注先も自然に受け入れてくださったのですね。最初の設定はいかがでしたか。

最初の必要最低限の設定として、商品の登録は自分でおこないましたが、これも思ったよりもすぐできました。その後の便利さを考えたら、最初の設定は全然たいした手間ではなかったと思います。

スタッフには、最初に一度だけ使い方を説明しました。操作方法が簡単なので、次の日からはみんな問題なく使っていましたね。

ーースムーズに導入できてよかったです!登録する商品数が多い時は、CSVで一括登録ができる機能があり、便利だというお声もよくいただいています。

北海道の新鮮な野菜や魚介をふんだんに活かしたお料理の数々

電話発注による業務時間・コスト・発注ミスの削減に成功

Q. CO-NECTを導入されて、発注業務はどのように変わりましたか?

現在は全ての取引先への発注をCO-NECTでおこなっています。CO-NECTを導入したことにより、2つの効果がありました。

効果1. 電話をかける手間が不要になり、業務時間やコストを削減できた
効果2. 言い間違いなどのヒューマンエラーがなくなり、発注ミスを防止できた

1つ目の効果は、電話をかける手間が不要になり、業務時間やコストを削減できたことです。

電話をかける手間や、用紙に記入してFAXを送る手間がなくなり、発注にかかる時間はCO-NECT導入前と比較して半分以下に減りました。1日あたり20分の発注時間が10分に短縮できたので、年間で考えると約50時間の削減です。スタッフの残業が減り、その分の人件費も削減できました。

また、CO-NECT上から発注書をインターネットFAXで送信した場合、FAXにかかる費用の負担がありませんので、これまで電話やFAXにかかっていた通信費も不要になりました。

人件費と通信費を合わせると、年間8万円以上削減できています。

ーーそれは大きなメリットですね。

2つ目の効果は、言い間違いなどのヒューマンエラーがなくなり、発注ミスを防止できたことです。

以前のように商品一覧の紙を逐一確認しなくても、全ての商品をCO-NECT上の一覧で確認できるようになりました。一覧を見ながら、そのまま数量を選択すれば発注できるので、ミスが起こりにくくなったのは嬉しいですね。

また、スタッフ間で発注情報を共有し確認が容易になったことで、発注漏れの防止にも繋がっています。

発注できているか確認したい場合、以前は電話発注したスタッフ本人に聞くしかありませんでした。しかし、夜中に翌日分の発注が気になったとしても、その時間にスタッフに聞くことはできませんよね。CO-NECTであれば、発注の記録をいつでもスマホで確認できるので安心です。

もし退勤後に発注漏れに気付いたとしても、お店に戻らず家から発注を修正できるので便利ですね。

注文後も、発注履歴をいつでも確認することができる

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の宮の森れんげ堂様の画面とは異なります)

Q. 最後に、CO-NECTの導入を検討されている方へ一言いただけますか?

4年間使ってみて、今ではもう手放せないツールになりました。こんなに便利なツールを発注側は無料で利用できるというのは驚くべきことですね。

実は、当社の取引先でも受注側としてCO-NECTを使い始めたんです。受注する方からみても、とても便利なツールだと思います。使ってみて損はないので、まずはお試ししてみてはいかがでしょうか。