小売店 株式会社七屋 様 発注作業時間を月10時間削減!LINEとの連携で外出先での発注もスピーディーに 入力業務の負荷軽減発注書作成の効率化誤発注の削減

解決した主な課題

・発注書の作成に時間と手間がかかっていた
・外出先でスピーディーに発注できず、発送日が遅れてしまうこともあった

今回お話をお伺いしたのは、沖縄の食材やお土産を販売するオンラインショップ「沖縄百貨店七屋」を運営されている株式会社七屋様です。取り扱い商品数の多い七屋様は、仕入れ先への発注作業にかなりの時間がかかっていたそうです。CO-NECTを導入した経緯や、その効果についてお伺いしました。

仕入れ先が多く、インターネットFAXでの発注に時間がかかっていた

事業内容を教えてください。

いくつかの事業部を展開していますが、その中の一つである通販・卸事業部では 「沖縄百貨店七屋」 として、沖縄物産・輸入品を取り扱っています。

大手ECモールに出店しており、500〜600ほどの商品をオンラインで販売

CO-NECTを導入する前にはどのような課題がありましたか。

以前は「パソコンで発注書を作成し、インターネットFAXで注文する」という手順で発注作業をおこなっていたのですが、発注書を作るのに時間がかかり、ミスも起こりやすいという課題がありました。

ーー具体的にどのように発注していたのでしょうか?

当社が運営するECショップにお客様から注文が入ると、その商品を発注先の食品メーカーさんごとに仕分けて、それぞれ発注書を作成しFAXを送信していました。商品名をその都度入力しなければならなかったので、手間と時間がかかっていたんです。また、人間がする作業なので、注文する商品名を間違えてしまうなどのミスが起きることもありました。

一度使って便利さを実感、発注作業をCO-NECTに集約することに

Q. CO-NECTを知ったきっかけは何ですか?

商品を仕入れている発注先が、受注システムをCO-NECTに切り替えたことです。「今後はこのシステムを使ってください」と案内があったので、発注側としてCO-NECTを使い始めました。

ーーまずは1社の発注でご利用いただいて、その後、他の仕入れ先への発注もCO-NECTに集約したんですね。

初めて使ってみたとき、これはとても便利なシステムだと思いました。当社は販売している商品数が多いぶん仕入れ先も多く、発注に手間がかかるんです。「他の仕入れ先への発注もCO-NECTにまとめれば、発注作業に関する悩みが解決できるのではないか」と思い、本格的に使ってみることにしました。

Q. CO-NECTを導入される際に苦労した点はありますか?

苦労したことは特にありませんでした。

最初に発注先と商品の登録が必要ですが、それほど手間はかかりません。商品登録はCSVをアップロードすれば一括登録できるので、最初に何件かの発注先に取り扱い商品のリストをもらえるようお願いしました。

一回登録すれば、その後は終売した商品の削除、新商品の登録も簡単にできるので助かっています。

CO-NECT導入で、発注にかかる時間を大幅に削減

Q. CO-NECTを導入して発注作業の負担はどのように変わりましたか?

発注作業にかかる時間が大幅に削減されました。発注先と商品名が登録されていれば、そこから商品名を選び、数量を入力するだけで簡単に発注できます。おかげで商品名の入力ミスがなくなりました。

また、発注先がCO-NECTを導入しておらずWeb上で見られない場合でも、CO-NECT上から発注書をインターネットFAXで送信することも可能です。「発注書をCO-NECTからダウンロードし、別途インターネットFAXで送る」といった手間がかからず、とても便利ですね。今ではお取引のあるほぼ全ての発注先に、CO-NECTを使って発注しています。

ーーどのくらい作業時間が削減されたのでしょうか?

朝の発注にかかる作業時間を、30分以上削減できました。

いつも朝6時に起きて自宅で注文を確認し、7時半に家を出るまでの間に発注作業をしています。約1時間半のタイムリミットの中で発注をしないといけないんです。

以前は、商品名を一つ一つ入力して発注書を作成し、インターネットFAXで送信する作業があったのでとても時間がかかっていました。そのせいで家を出る時間が遅れてしまうこともあって、朝の発注作業は時間との勝負でしたね。

CO-NECTを使い始めてからは、一覧から商品を選び数量を入力するだけでよくなったので、朝のスケジュールに余裕ができました。

商品はCO-NECTに登録されているため、発注数を変更するだけでOK

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の七屋様の画面とは異なります)

ほかに便利だと感じている機能はありますか?

LINEとCO-NECTを連携することで、LINE内で商品の発注ができる機能は、とても便利ですね。

お客様からの注文が入った時はスマホにメールが届くようにしているので、メールを見てそのままスマホでLINEを使って発注することもあります。

CO-NECTとのトーク画面を開くとメニューが立ち上がり、発注や履歴の確認が可能

(画面は弊社テスト環境の画面です。実際の七屋様の画面とは異なります)

例えば、受注の締め切りが午前11時までのメーカーさんの場合、自分が外出していてその時間までに注文できなければ、お客様への発送日が翌々日に遅れてしまいます。LINEだと外出中でも簡単に注文できるので、受注締め切りの時間に間に合うようスピーディーに発注できるようになりました

お客様にできるだけ早く商品を届けることができるので、助かっています。

ーーCO-NECTの活用について今後の展望をお聞かせください。

当社がおこなっている別の事業で、受注側として使用することも検討しています。発注側として利用してその便利さを実感しているので、今後は受注業務も効率化していけたらと思っています。