食品製造・販売 ル・フレザリア パティスリー 様 CO-NECTを導入し、発注にかかる作業時間が4分の1に!従来のFAXトラブルによる悩みも解決 入力業務の負荷軽減発注書作成の効率化

解決した主な課題

・紙の注文用紙を使いFAXで発注する業務に時間がかかっていた
・紙詰まりや送信エラーといったFAXトラブルがあった

今回お話をお伺いしたのは、東京の東村山市に店舗を構える洋菓子店「ル・フレザリア パティスリー」様です。洋菓子業界はまだFAXでの受発注が主流だと話すオーナーシェフの金澤 良之様。以前は、紙の注文用紙を使いFAXで発注をおこなっていたことにより、発注業務に時間がかかり負担を感じていたそうです。金澤様に、CO-NECTを知ったきっかけや効果、便利だと感じている機能などについて詳しくお伺いしました。

紙のFAXによる発注作業はいろんな負担が大きかった

Q. 事業内容を教えてください

東京都東村山市で洋菓子店「ル・フレザリア パティスリー」を経営しています。東京のフランス菓子店などでの修行を経て2012年にオープンし、今年で10年目を迎えました。

「甘く強く濃く」というコンセプトで「フランス菓子らしい甘さ」と「印象に残る濃い風味」を感じられるケーキ作りを心掛けています。また、ケーキの他にも焼き菓子などのギフト商品や、本格的なベーカリーの販売もしているのが特徴です。

見た目の美しさだけでなく食感や味わいにこだわったスイーツを販売

Q. CO-NECTを導入する前にはどのような課題がありましたか

以前の発注業務は主に紙の発注書に記入しFAXで送っていましたが、2つの課題をずっと感じていました。

課題1. FAXによる発注業務に時間がかかっていた
課題2. FAXのトラブルで発注がうまくいかないことがあった

1つ目は「FAXによる発注業務に時間がかかっていた」ことです。

洋菓子業界は、少量多品種の材料を使うため、発注する商品数がとても多いという特徴があります。

FAXの場合、取引先指定の注文用紙は見づらいものが多く、商品数が多いこともあって商品名を探すのが大変でした。また、紙に書き込む、送信するなどの工程があり、時間がかかるのも負担を感じていたんです。

発注業務は営業時間が終わってからまとめておこなっており、業務を拡大し発注する数も増えてきました。発注業務に毎日1時間もかかっていたので、この時間を短縮したいと考えていました。

2つ目は「FAXのトラブルで発注がうまくいかないことがあった」点です。

急な発注が必要な場合に急いで送ろうとした時に、FAXだと紙詰まりを起こすなどのトラブルでスムーズに発注できないことや、こちらの送信エラーや取引先の受信エラーでFAXが届かないという心配もあります。こうした紙のFAX特有のトラブルも解消したかったんです。

東村山駅近にある店舗。専門店にも負けない本格的なベーカリーも提供している

疑問があればすぐ答えてくれる「サポートの安心感」も導入の決め手に

Q. CO-NECTを知ったきっかけは何ですか?

FAX発注にかかる手間をなんとかしたいと思いメールでの発注も考えましたが、洋菓子業界はまだまだFAXでの受発注が主流なので、メールには切り替えられそうにありませんでした。

でも今の時代なら、紙のFAXやメールに代わる手段が何かあるのでは?と思い、探していた時に見つけたのがCO-NECTです。

CO-NECTは、発注側はWeb上の操作で簡単に発注でき、取引先にはインターネットFAXで注文書を送信するため、受注側はFAXで注文を受け取れます。これなら、発注側の負担を減らしつつ、取引先がFAXで受け取ることは変わらないので「求めていたツール」だと感じました。

Q. なぜ他のツールではなくCO-NECTを選んでいただいたのでしょうか?

CO-NECTに決めた理由は3つあります。

1つ目は「無料で始められる」ことです。有料のツールが多い中、CO-NECTは発注者側は無料で使えるので、まずは気軽に試してみることができました。

2つ目は「サポートの安心感」です。無料にもかかわらず、質問があればチャットで問い合わせることもできるので、安心して利用できました。

3つ目は「使い勝手の良さ」です。試しに使い始めてみて、とても使い勝手が良いと感じたので、そのまま継続しています。

直感的に操作でき、使い勝手の良い画面デザイン
(画面は弊社テスト環境の画面です。実際のル・フレザリア パティスリー様の画面とは異なります)

Q. 取引先にはどのようにご説明しましたか?

指定の注文用紙から商品名を探すのが大変であること、今後はCO-NECTのフォーマットで発注書が届くことを説明しました。特に問題になることもなく、スムーズに導入できたと思います。FAX用紙の指定があった取引先でも、今ではCO-NECTが浸透していますね。

発注作業作業を月20時間も削減!FAX特有のトラブルも解消

Q. CO-NECTを導入されて、発注業務はどのように変わりましたか?

導入したことで、2つの効果を感じました。

効果1. 発注にかかる時間を大幅に削減できた
効果2. FAXトラブルに関する悩みが解消された

1つ目は「発注にかかる時間を大幅に削減できた」ことです。

CO-NECTでは、画面上で数量を選んでクリックすれば、すぐに発注できます。FAXとは比べ物にならないくらい短い時間で発注作業を完了でき、その分早く帰れるようになりました。主にパソコンでCO-NECTを使っているので、作業台の目の前にパソコンを置き、いつでも発注できるようにしています。

導入前と比較すると、約1時間かかっていた作業が今では15分です。4分の1の時間に短縮し、1ヶ月で約20時間を削減することができました。

2つ目は、「FAXトラブルに関する悩みが解消された」ことです。

CO-NECTはインターネットFAXで注文書を送信するので、以前あったような「急いで発注したい時に紙詰まりになってしまう」というトラブルがなくなりました。

また、送信ミスや受信ミスがあると発注が漏れてしまいますが、CO-NECTならエラーが起きても自動的に3回まで再送信してくれます。それでも送信できなかった場合はエラーというステータスで記録が残るので、「発注できていなかった」というトラブルもありません。

従来のFAXによるトラブルがないので安心して使うことができ、助かっています。

自動で3回まで再送信され、全て受信に失敗するとエラーメッセージで記録が残るので安心
(画面は弊社テスト環境の画面です。実際のル・フレザリア パティスリー様の画面とは異なります)

Q. そのほかに実感している効果はありますか?

発注を忘れてしまった時でも、CO-NECTなら出先から注文できるので「職場にいるうちに発注しなければ」「発注漏れはないか」という精神的な負担も軽くなりました。

また、FAXの送信がインターネットになったので、紙の使用量が半分くらいに減りましたね。紙やインクにかかるコストも削減できました。ただ、取引先からの返信がFAXで送られて来ることもあるので、受信する際の用紙切れや紙詰まり、保管の問題が残っています。できれば今後は受信もペーパーレス化したいと考えています。

ーーそうですね。受注企業側でCO-NECTを導入していただくと、メールやフォームでの発注も可能になるので、利便性がさらに上がると思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました!